建筑合同管理:规范化、控风险、提质效|COP应用百宝箱

摘要:覆盖建筑行业合同管理全生命周期应用

数字化时代,企业电子化(电子印章、电子合同、互联网征信)正在成为业务发展的新趋势。为提高企业竞争力,很多建筑企业开始重视合同管理。建筑行业的合同管理通常需要贯穿项目全过程,还会涉及多个项目参与方,如果一旦出现失误,甚至会影响建筑企业管理和工程项目管理整体水平的提高。

但目前我国建筑行业合同管理仍存在很多难题,严重制约建筑企业管理水平的提高和市场竞争力的增强,具体表现在以下几个方面:

建筑行业合同管理现状痛点

收入合同管理难点:

记录存档难:合同签订完成后,没有对合同进行及时登记和存档,导致查询困难。

结算付款难:与甲方结算记录多是项目上进行,决策层不能及时了解结算情况,且在结算时缺乏依据,导致收款难。

签证频繁,计量大,数据不准确:合同过程报表很多,计算量大,导致报表不准确、不及时。

分包分供合同管理难点:

签订过程存风险:签订过程容易存在违规、审核不严、计价模糊等问题,导致经济风险。

进度结算难:相关管理人员未能及时掌握施工进度,容易造成资金风险。

分包结算和合同脱节:项目上各分包的结算支付情况,难以连续,缺乏动态数据和掌控。

致远互联建筑行业合同管理解决方案

合规管理 风险控制 提升效率

致远互联基于协同运营平台COP,打造建筑行业合同管理解决方案,覆盖合同门户、合同档案、合同过程、开票收款、收票付款、合同报表等环节,形成一站式合同管理平台,实现合同业务规范化、合同处理电子化、合同管理智能化,有效管控风险,提质提效。

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致远互联建筑行业合同管理业务逻辑图

合同门户

界面简洁、布局清晰,形成一站式合同处理平台

平台可根据建筑企业中不同的岗位角色,提供个性化的合同管理专属门户,将正式合同档案、项目资金情况一览、收付款情况等关键信息集中呈现于合同管理门户,界面简洁、布局清晰,方便管理者掌握合同情况。

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合同档案

建立可灵活调用的合同主数据平台

平台可以与项目、分包分供方、材料、劳务等信息紧密相连,打造基于合同的主数据档案平台,方便相关信息灵活调用。

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合同过程

合同全生命周期管控,有效提质提效

建筑项目本身的复杂性,要求建筑企业在订立合同前必须充分考虑工程工期、质量要求、资金安排、施工环境、气候等问题,对合同中风险分配是否均衡、价款责任是否明确合理、相应约定条件一旦成立,将由此产生的相应隐含造价等方面,建筑企业都要进行仔细审核、反复论证、充分协商。

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施工企业与供方有大量的业务往来,利用电子合同实现在线签约互信,能够大大提高合作效率与付款效率。同时,结合印章物联网平台,利用物联网技术实现对物理印章的远程智能管控,可实现无人值守自助盖章,降低企业管理成本。在用印过程中,平台全程记录、留痕留底,可以责任到人,降低违规用印风险,让印章使用更安全,管理更智慧!

企业根据工程进度产生的变更签证可以为合同的变动提供补充。与此同时,为避免履约风险,结合项目进度和合同节点约定,合同管理平台提供自动提醒,并触发收付款流程,实现合同预警。

开票收款

收款触发、开票申请、款到登记全过程打通

平台可实现从合同履约触发、开票到资金管理的全过程打通,高效提升合同管理和资金管理质量。

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收票付款

多功能智能实践,有效提升收票付款协作效率

建筑企业票据往来非常频繁,并且项目部与公司管理机构异地分散,票据的物理传递和损耗,容易造成付款延迟风险,进而导致供货合约延时。利用合同管理平台,建筑企业实现票据扫描、有效期管理、验真等功能,提升远程协作效率。

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合同报表

多维度统计合同内容,智能化风险预警提醒

包括材料合同月度统计、机械合同月度统计、人工合同月度统计、分包合同月度统计、其他合同月度统计、成本合同结算统计、施工合同签订统计等内容。

还可为合同签约、执行提供全方位风险提醒,及风险规则自定义功能,自动识别合同审批以及执行过程中存在的风险点,提供实时预警及提醒。

建筑行业合同管理应用价值:

规范合约数据管理:规范合同基础数据管理、文本管理,合同档案查询。

规范业务流程管理:合同签订、合同收款、合同结算、合同付款、票据管理一体化串联。

合同付款与结算、目标成本、预算关联管控:加强付款过程中的成本管控,预警机制,和资金使用率。

预警监控:覆盖合同全生命周期,全过程监控跟踪合同履行情况,自动发起相关预警提醒或业务流程,降低合同履约风险,提升业务监管能力。

决策支持:利用丰富的报表模板,快速、准确、直观的进行数据呈现,为业务决策提供更有力的信息支撑。

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