尽可能积极迅速地使项目完成的最大障碍之一，就是存在“会议预备期”。在大多数情况下，《财富》排行榜上前500的公司的人，工作时间的档期都会提前几周被填满。员工提前数周就被预定了两个甚至三四个会议的情况也很常见。因此,在计划会议时,你会发现很难找到一个所有必须参会的人员都有空闲的时间段。而且，基本不可能在发出会议需求的同一周内找到时间召开会议。而会议邀请函发出之后，到所有参会者都有空参加会议的时间段之间的等待时间，也被称为“会议预备期”。
如果在制定议程后，发现会议时间长于客户企业中通常可接受的时间，也请不要随意缩短会议时间。因为这将肯定导致你无法完成所有预期的成就，并且必须安排一次后续会议。由于存在“会议预备期”，你可能要等数周才能举行后续的跟进会议。因此,最好的处理办法是，在规划会议时就直接将议程拆分为几个会议并立即着手安排。这将确保你能够召开尽快推进项目所必需的会议。为每个议程项目设定适当的持续时间，将能够帮助确定会议的持续时间。这个方法将帮助你避免因“会议预备期”而产生的问题，并确保能够持续完成会议的预期目标。
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