会议安排是商务接待重要的一环，主席台的座次不能马虎，在接到会议通知后，立马组织人员安排会议相关程序，拟定会议策划，策划内容包括不限于会议主题、参与领导、参与员工、时间、地点、会议材料的准备及配合部门等方面。提前准备好必备物件，包括主席台席卡、观众席重要人员席卡、会议资料、电子显示屏或横幅、矿泉水、会序册、会议门口提示牌及过程中会议服务人员等方面。
若主席台人数为奇数，则主要领导为正中心，其他人员以主要领导左边为2号位置，主要领导右边为3号位置，依次对称排开，如图所示：
若主席台人数为偶数，则正中心为1号和2号领导，并且2号领导在1号领导左侧，3号在1号领导右侧，4号领导在2号领导左侧，依次对称排开，如图所示：
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