第1章 总则
第1条 目的
为了规范订单跟踪工作，提高订单跟踪效果，特制定本规范。
第2条 审批权限
1.采购总监及总经理负责审批 元以上的订单处理工作。
2.采购经理负责审批 元以下的订单处理工作。
第2章 采购跟单总体要求一样
第3条 跟踪过程
订单发出后，采购专员需要跟踪整个过程直至收货入库。
第4条 跟踪要求
1.采购专员应完成企业规定的以及自购的订单跟踪任务。
2.采购专员全面统筹安排所负责的各个订单的跟踪工作，不可遗漏。
第5条 处理审批
采购订单的取消、违反合同以及其他未规定处理规范的问题的处理方案应由相关权限审批人审批后方可执行。
第6条 行为规范
跟单员必须保持对供应商的尊重，在跟单过程中必须注意自己的言行举止，自觉维护企业的良好形象。
第3章 订单跟踪处理规范
第7条 订单分类汇总
1.采购专员必须整理好所负责的订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，确保每一订单都可查询。“订单信息汇总表”如下所示。
订单信息汇总表
|
序号 | 订单号 | 供应商 | 下单日期 | 交货日期 | 备注 |
2.采购专员将负责的采购订单按照订单跟踪类别分类，便于进行供应商分级跟踪管理(参照《供应商分级跟踪管理制度》)。
第8条 订单执行情况跟踪
1.采购专员应跟踪订单处理的整个过程。
2.采购专员按照企业《订单状态跟踪管理制度》跟踪采购订单。
第9条 企业取消采购订单的处理
1.原则上，采购部不能取消订单。如因企业内部某种原因，确实需要取消已发出的订单，采购专员应依据领导审批权限向领导申请取消订单。
2.对于企业单方面取消订单或供应商可能提出取消订单的问题，采购专员应按照以下程序处理。
(1)采购部预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采购专员编制《××取消订单处理方案》。
(2)采购经理或采购总监在权限内审批《××取消订单处理方案》。
(3)采购专员执行《××取消订单处理方案》。
3.依照合同规定取消订单的，采购专员无需请领导审批。采购专员应将合法取消订单的证明依据汇总整理并存档。
第10条 供应商取消订单的处理
如因某种原因，供应商取消企业已发出的订单，采购部应按照以下程序处理。
1.采购部选择新的供应商进行采购或采购替代品，采购程序应参照企业《采购管理制度》执行。
2.采购部及时通知需求部门，做好应急措施。
3.采购部联系供应商，要求其赔偿企业人力、时间损失以及其他经济损失。
第11条 交货延迟的处理
1.采购专员未能按时、按量采购所需物资，并影响采购部门正常经营活动的，须填写“采购交货延迟检讨表”，说明原因及跟进情况。
2.供应商未能如期交货的，采购专员应及时同供应商取得联系，了解其未能如期交货的原因，并与其协商处理对策。
(1)采购专员首先应在合同到期后的固定时间发送“催货通知单”。
(2)催货后无回应的，采购专员应亲自致电供应商，了解供应商的相关情况。
(3)供应商在催货后一周内仍未交货的，采购专员应将具体情况上报采购经理。
3. 交货延迟次以上的，采购专员提请采购经理派驻厂人员到场监管或更换供应商。
第12条 交货提前的处理
1.供应商提前交货会导致库存增加、流动资金周转率下降，所以采购专员不能放松对交货提前的管理。
2.供应商未按照采购订单规定提前送货的，采购专员应按照以下规范操作。
(1)A 类物资允许提前交货日，B类物资允许提前交货日，C类物资不允许提前交货。企业ABC类物资分类方法如下表所示。
物资分类表
|
类别 | 标准 | 物资品种 |
A类物资 | 占用企业70%成本，实际数量为20%的物资 | |
B类物资 | 介于A类和C类物资之间 | |
C类物资 | 占用企业10%成本，实际数量超过50%的物资 |
（2）供应商本年度提前交货（ ）次以上的，不得提前交货。采购专员应与供应商随时沟通，确定交货时间。
第13条 弹性处理
1.如果企业客户提前订单交期或变更生产计划，企业应与供应商联系，进行弹性处理。
2.弹性处理应按照以下程序操作。
（1）采购专员接到生产部门或销售部门的弹性处理信息。
（2）采购专员马上联系供应商，了解供应商生产进度。
（3）根据客户订单提前时间，与供应商协商加快生产进度，必要时可根据上级领导审批的处理意见提高采购价格或采取其他鼓励供应商的措施。
第14条 档案储存
1.采购专员应将供应商名片、报价单、合同等资料分类归档以备查。
2.采购专员应及时更新采购订单跟踪信息，将其录入采购部订单跟踪信息库。
3.采购专员自购物资的价格信息必须每日录入采购部价格信息库。
第15条 其他情况处理加微信分享采购学习资料：CPPM110
1.合同上明确规定的条款，甲乙双方如有违反，均按合同规定进行处理。
2.合同以及本规范未规定的异常情况处理规范。
（1）采购专员及时将订单异常情况上报采购经理或采购总监。
（2）采购经理或采购总监将审批后的处理意见反馈至采购专员，采购专员负责具体执行。
第4章 附则
第16条 本
规范由采购部制定，解释权归采购部所有。
第17条 本规范经总经理审批后生效，修改、废止时亦同。
1、订单进程表
编号：
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请购日期 | 请购单号 | 供应商 | 国别 | 代理商 | 订购 | 付款条件 | 需要日期 | 交货记录 | |||
日期 | 数量 | 单价 | 金额 | ||||||||
填表人：
2 订单异常表
编号：
|
订单信息 | 异常 类别 | 处理 措施 | 负责人 | 备注 | |||
订单号码 | 下单日期 | 交货日期 | 交货记录 | ||||
填表人： 审核人：
3 催货通知单
制单人： 日期： 年 月 日
|
： 您好！ 贵企业与本企业签订的下列合同已到期，至今尚未交货，请于收到本通知一周内办理！ 此致， 敬礼！ 公司 | |||||||
到期未交货的物资一览表 | |||||||
订约日期 | 合同编号 | 物资名称 | 规格 | 数量 | 单位 | 约定交货日期 | 备注 |
注：本单一式三联，一联送生产部门，一联送仓储部转请购部门，一联存查
4 采购订单跟催表
编号： 跟单员：
|
物资 | 订购日期 | 订购单号 | 订购数量 | 规格 | 供应商 | 计划 交货日 | 实际入库 | 备注 | ||
编号 | 名称 | 数量 | 交货日期 | |||||||
审核人： 审批人：
5 异常订单反馈表
编号： 日期： 年 月
|
订单号码 | 订单日期 | 异常类别 | 处理措施 | 处理结果 | 负责人 |
6 采购追踪记录表
序号 | 完成情况 | 采购订单号 | 下单日期 | 交货日期 | 厂商名称 | 产品名称 | 规格 | 采购数量 | 采购单日期 | 采购单单号 | 采购数量 | 采购结存数量 | 交货天数 | 超期天数 |
审批： 审核人： 制表人： 打印时间：
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