「干货贴」一文了解项目管理的3个层次及组织环境(项目管理层面)

PART 01 项目管理的三个层次

一般来说,我们可以把项目管理划分为三个层次:

通常我们把第一个层次叫做项目组合管理第二个层次我们把它叫做项目集管理或项目群管理,第三个层次就是通常意义上的项目管理。

其实,很多时候我们所说的项目管理是一个广义的概念。如果去细分的话,可以把它分为项目组合、项目集和项目,它们都属于项目管理的范畴。既然把它分为三个层次,那它们的管辖范围肯定是不一样的。

项目组合通常是对多个项目进行统筹管理,这些项目之间可能有相关性,也可能没有关联性。在项目组合之下,可能会产生另外的项目组合、几个单独的项目或者是项目集。

那我们来看一下什么是项目集。其实项目集也是对多个项目进行统一协调管理,但是这些项目之间可能相互之间都具有关联性。所谓相关性就是这些项目之间可能存在不同的依赖关系,它们可能会相互影响,但这些项目又都是为了完成同一个目标,这时候我们会对这些项目打包管理,形成项目集。所以项目集本质上也是多项目管理,一个项目组合可能会包含几个重要的项目集。

在项目集之下,可能会产生另外的项目集,或者包含几个单独的项目,这里的项目就是我们通常所说的狭义的项目管理。在项目之下,又会有WBS、活动和任务。上面就是项目管理的三个不同的层次结构,包括项目组合的层次、项目集的层次和项目的层次。

接下来,我们再来说一下项目组合管理。其实,【组合】这个词是来自于金融行业。什么是组合?你可能对组合不是很熟悉,但是很多人都买过股票,买股票其实就是你根据股票的业绩,挑选出几只不同的股票投钱。你的目的就是通过组合不同种类的股票获取最大的收益。项目组合管理和买股票其实干的是相同的事,这就叫组合。

而对于企业来说,投钱做项目和你花钱买股票并没有本质的区别,都是希望通过当前的投入,在将来获得更大的收益。那企业的项目组合管理是干什么呢?其实和你买股票是差不多的。

企业的组合管理要解决的问题是,根据我的战略规划,我要把有限的资源投入到哪些项目上,才能够保证在未来几年的收益最大化。所以从这点来说,项目组合管理其实是衔接企业战略非常重要的工作。

PART 02 项目管理的组织环境

大家可以看一下图1,这张图是比较详细的企业整体的结构图,项目组合管理其实就在图中“项目组合计划和管理”的位置。

「干货贴」一文了解项目管理的3个层次及组织环境(项目管理层面)

图1

一个企业有哪些比较重要的事呢?

通常一个企业都会有自己的愿景。

所谓愿景就是,在未来的数年需要努力实现的目标。愿景解决的问题就是,让员工朝着一个共同的目标去不懈的努力。基于愿景,很多企业会产生相应的使命。使命就是说,企业存在的价值是什么。你想啊,任何一家企业都有它存在的理由,很多时候,这个理由就是企业存在的价值,这个价值我们就把它叫做使命。其实对于任何一家企业的IT部门来说,也是有自己的愿景和使命的。

通常我们认为IT部门的愿景就是最大程度的帮助业务部门去拓展市场,或者是实现通过IT技术手段,最大限度推动业务流程,成为这样的部门就是我们的愿景。而很多时候,支持业务部门和职能部门,使他们的工作更高效,拓展更大的市场,把企业建设的更好,这就是作为IT部门的使命。接下来,基于这样的愿景和使命,会产生战略规划和目标。企业会有企业的战略规划和目标,IT部门也有自己的战略规划和目标。

所以,我们都知道,有些企业会自己制定IT部门的战略规划和目标,有些企业可能会请专业的咨询公司比如埃森哲、IBM、惠普等去做战略规划和目标。在制定了战略规划和目标之后,那IT部门就会知道在接下来的三到五年内,我的路是怎么走的。我要怎么做,才能越来越接近我的愿景。所以,战略规划和目标解决的问题是找到能够实现愿景的路径。通常,这个路径会被分解成很多不同的项目。这些项目可能都是需要我们做的,但是要分轻重缓急。

毕竟企业资源是有限的,那么要把有限的资源投在哪几个项目上,这就是需要考虑的问题。所以这就回到了项目组合管理的范畴内。那接下来,项目组合管理需要制定的是什么呢?通过IT战略规划,可能发现,我们有50个项目需要在3年之内完成。那项目组合管理就需要关注,有哪些项目需要在第一年完成,我要把有限的资源先投在哪几个项目上。其实,项目组合管理就是根据战略规划去分析,我们要优先保证哪些项目。大家都知道,在管理界有一个著名的原则,叫“二八原则”。

“二八原则”你可以这么去理解,所有的事情,都是20%最重要的事情决定了80%的结果。而另外80%的事情可能只会造成20%的影响。

在管理上也是一样,我们可能规划了50个项目。但最终一定是只有20%的项目,也就是10个项目才是最重要的,能够决定企业战略规划能否落地、事关企业生死的项目。所以,项目组合管理最重要的作用就是,我们要在所规划的这50个项目中,找出来最关键的20%的项目,把有限的资源有限投入到这10个项目上去。因为这才是能够决定企业生死的最重要的工作。

那做完项目组合管理的工作后,会产生一系列的项目集和项目。在开展这些项目集和项目时,项目组合管理还有一个很重要的工作,就是监督这些项目集和项目是不是按照它的规划在进行,执行过程中是否有问题和风险。

而且还需要关注的一点是,这些项目集和项目产生的成果是不是又回到了日常运营的工作中,因为前面我们讲过,企业战略的规划落地可以分为两部分工作,一部分要落到日常运营工作中,还有一份是要寻找新的最佳实践,也就是做项目。

做项目是需要花钱的,如果花钱做的项目,最后产生的成果不能返回到日常运营工作中的话,那相当于成果没落地,这时候项目是没有收益的。所以,项目组合管理一定要关注,我们所发起的这些跟企业战略规划和目标一致的项目,它们的成果最后是不是真的转化到了日常运营工作中。因为只有把项目成果转化到日常运营工作里,它才有可能支持企业战略规划的实现

说到这里,不难看出来,项目组合管理其实关注的是企业战略规划落地的整个过程,这也是项目组合管理需要面对的组织环境。好了,以上就是今天的全部内容,通过今天的内容你可以知道:

(1)通常,项目管理可以划分为三个层次,第一个层次是项目组合管理,第二个层次是项目集管理也叫项目群管理,第三个层次是通常意义上的项目管理。

(2)项目组合管理要保证根据企业的战略规划,把有限的资源投入到最重要的项目上,保证企业收益的最大化。

(3)项目组合一定要关注,我们所做的这些项目,最后是否能把成果转化到日常运营工作中,如果项目成果没落地,那除了项目本身没收益,也很难支持企业实现自己的战略规划和目标。

希望通过今天的内容,你能对项目管理的层次和组织环境有比较清晰的认识,这里是PM大本营,光环国际头条号分号,喜欢可收藏,欢迎关注,我们下期再见啦~

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