怎么提升项目沟通管理能力?(提升项目沟通管理的方法)

在项目管理中,没有人认为沟通是个轻松而简单的事情,但是不同经历的人对沟通的理解却并不一致。

比如,理工科背景的人经常假设沟通就是一个信息传递的过程,他们习惯了在一个确定的符号系统下,用简单而准确的语言传递他们的想法;而文科背景的人则更加擅长利用文字背后所体现的“意境”来传递言语之外的信息。

前者追求准确而有效率,后者常常给人遐想的空间。显然两者目的不同,追求的效果也不一样,但沟通是一个涉及两方的协作,发送者和接收者必须“匹配”才能够达到目标。我们所说的沟通障碍就来自这种“不匹配”。

有统计表明,因沟通无效造成的项目失败占了所有失败项目的80%以上,因此,我们更应该注重提升项目沟通能力。

如何做好项目沟通管理

不管是对高层领导展示项目价值,以获取更多的资源和支持,还是监控和管理项目成员的任务执行,从而提高工作效率和质量,又或者是加强对客户的了解和交流,提高项目成功率,都绕不开一个关键要素,就是全面掌握项目信息。可以说,项目沟通管理的过程,就是对项目信息进行个性化处理的过程。

在项目管理角度,这类“信息对话”并不仅仅是通过即时通讯工具的“聊天”,更多的是将项目信息数字化,进行“发布与反馈”,也就是信息化管理。

如果企业的项目数量较多,几十个以上项目的,没有专业的项目管理工具支撑,工作量会很大,沟通效率和质量都会大打折扣,不可能全面了解项目状态。因此,当企业发展到此阶段,需要搭建专业的企业级项目管理平台,借助专业的项目管理工具,做好沟通环节的信息处理,提高管理效能。

如何提高沟通效率

弄清沟通对象

不同的角色沟通的方式也存在着差异,如果沟通的对象并非同行业的同事,那么沟通的方式要转变,对于专业方面的知识要进行补充说明,有时我们难免会和不同职位的同事,不同等级的同事进行沟通,由于职位不同,等级不同,我们看到的问题也不同,这时我们需要转变思维,尝试把我们的观点用对方更容易理解的语言进行阐述,避免自说自话。

认真听

倾听是沟通的前提,认真听则体现了对沟通对象的尊重。人的注意力是有限的,如果不能保持一直集中的话,最好是带上笔和纸,好记性不如烂笔头,养成记笔记的习惯是提高工作效率的一剂良药!

敢于提问

学会提问也是提升沟通的方法之一,我们每次接到新的工作内容时,一定会有不清楚疑惑的地方,不要试图去猜测,大胆的提出疑问,不要在乎别人怎么看,也许大家都没懂,很可能由于你的提问使整个项目顺利的展开。但是提问一定要找准时机,不要遇到不清楚的马上提出,尝试把问题记录下来,当领导分配好任务后,再进行提问,随意打断他人的说话是不礼貌,也影响他人的思路,不能有效布置任务。

总结复盘

这个阶段也是大家常常忽略的,就像我们上学时考试一样,交卷时感觉一定100分,但其实错漏百出,所以才需要我们反复检查。对于工作中我们也是一样,每次接到任务后,要在最后和对接人进行一次总结复述,确保理解无误和有所遗漏。

人与人之间由于各种各样的原因导致信息被误解、被丢失的情况会经常发生。因此,在项目沟通管理中,我们不能想当然,要运用多种沟通工具,对重要信息进行反复确认。杜绝“想当然”。以免影响项目任务的完成。

怎么提升项目沟通管理能力?(提升项目沟通管理的方法)

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