作者丨石玏
原标题：《合同管理的信息化、数字化、智能化》
随着数字经济时代的到来，数据已经成为继土地、资本、劳动力、技术之后第五大生产要素。企业的数字化转型之路也是每个企业正在经历和探索前行的重要课题，业务部门的CRM、财务与生产部门的ERP、供应链管理的SCM、人力资源的EHR，以及综合内部信息管理、审批管理的OA各种系统纷纷而立，不断更迭。随着企业数字化的深入开展，合同对内作为风控/效率的抓手，对外作为约束双方交易的承诺。合同管理的重要性在企业数字化中的价值日益凸显，在本文中我们就一起来看一下合同管理系统的过去、现在与未来。
随着信息技术与AI技术的不断更迭，对合同的管理可以大致分为如下几个阶段，不同的企业可参照下图厘清自身合同管理的阶段与方向。
▲ 合同管理系统发展脉络
01
第一个阶段：
合同对象的信息化
首先，合同标准化的建设是基础，包括企业内部的《合同管理办法》、合同分类、主要合同模板，以及合同审批流程、审批权限的梳理。随后，审批流程与权限通过OA系统固化下来，合同的模板通过网盘进行法务部门内的共享，合同扫描件的归档则通过某台电脑的文件系统进行集中保存。
随着电子签的普及，有很多企业完成了自身高频交易类合同的电子签；实现合同管理的审批在线&签约在线，是目前大多企业的现状。在这个阶段，大多数民营企业，其自身的合同管理要么依附于OA系统，要么是集成在某业务系统之中。也有少数企业（通常是国有企业）实现了对合同全生命周期的管理（CLM），即围绕合同生成、合同审查、合同审批、合同履约、合同变更、合同归档、合同借阅、合同纠纷处理的全生命周期的管理平台。这个阶段合同管理的数据统计维度主要集中在合同的数量、金额、部门分布情况，模板合同使用率，合同审批的一次性过审率，审批的平均时长等方面。
02
第二个阶段：
合同文本的数智化
合同管理的本质，其实是在管理业务。而要实现更好的业务赋能，则需要将对合同文本对象的管理，转变为对合同文本内容的管理。需要将企业各类合同中的要素进行提取，形成合同的数据中台；同时将常用的条款表述及其应用的场景进行梳理提炼，形成条款库；还有一些企业结合行业内裁判文书的判决，以及企业自身纠纷处理的经验，梳理提炼了自身的合同审查清单。
通过借助AI的能力，将合同文本中的要素进行提取；将审查清单内嵌到系统中，对提交的合同进行风险提示；亦或是将合同履约的信息自动抽取形成任务看板，是这个阶段的特点。合同管理的统计维度则增加了对合同风险点、合同审查平均时长、合同评审轮次、高频修订条款等方面的可视化呈现。
▲ 合同要素与关键条款的管理
AI的日益成熟，为这个阶段的合同管理带来了革命性的变化，主要体现在如下三个方面：
- 不仅能够满足管理的需要，同时又能够提升一线业务人员的工作效率与工作质量；
- 不仅能够管理好合同，同时能够沉淀合同各节点的知识，进行经验复用；
- 通过对合同数据内容的统计，不仅能够了解到业务经营的概况，同时还能够了解到该类交易中的谈判重点、风险点、履约要点。
03
第三个阶段：
合同数据的流通化
企业的生命力在于创新与效率，公司的战略是通过一系列的战役而达成的，数据则是企业战略决策与战役执行的基础。让听得到炮火的人来指挥，作为第五大生产要素的数据，在企业经营中的价值与日俱增。从单个合同的数据消费的角度来看，合同中的围绕着交付/付款的事项，在交付团队以及财务团队中如何执行？从某类业务合同的角度来看，在前期合同谈判阶段所争取到的“一字千金”的表述，在履约阶段该如何最大化地运用？在履约过程中遇到的经验教训，如何应用到合同谈判中？从企业整体的角度来看，业务发展的趋势判断、资源的协调配比、风险的动态管控、缩短决策的制动距离等都离不开合同数据的有效支撑。
在这个阶段，将合同中的数据与企业内部各系统进行打通，在履约环节中进行数据消费；合同谈判的经验以及纠纷处理的经验能够得到沉淀，并自动化地应用于业务一线；数据和知识不再是一个新的数据孤岛，而是通过合同将企业的产品、商务、交付、财务等多个孤岛的信息进行连通，然后授权给一线作战的指挥官。从而加速提升企业的效率与创新，实现企业的基业长青。
▲ 合同数据在企业内部的流通与消费
综上所述，合同管理从最初的支撑业务，到第二个阶段的赋能业务，再到第三个阶段的企业决策，系统的建设并非一蹴而就，而是分阶段逐步迭代完成。我们在思考的时候通常是自上而下的，希望本文能够让读者对合同管理系统建设的脉络有一个整体的了解；而技术落地的时候常常是自下而上的，企业在构建自身合同管理系统的过程中，应在了解整体脉络的情况下，结合自身的现状，以及将当前要解决的核心问题作为主要依据，逐步深入。
注：在合同管理的数智化方面，OPPO石总、南钢吴总、三一吴总的分享交流对笔者的帮助大有裨益，在此特别感谢。
石玏
AI领域15年 ，法律科技7年 ；前iCourt合伙人、Alpha创始人，现任幂律智能VP。打造的Alpha产品服务了10万 律师，在幂律智能结合全球领先的法律AI能力，探索法律科技的新范式。
律新社品牌服务中心出品
《2021新兴法律服务业发展报告》
《2021新兴法律服务业精品指南》
现已发布！
关注“律新V品”预约获取~
版权声明：本文内容由互联网用户自发贡献，该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务，不拥有所有权，不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容， 请发送邮件至 举报，一经查实，本站将立刻删除。