公司：Stanglmeier 集团
位置：德国
行业：观光旅游业
部署：云
部门：金融会计部门，人力资源部门， 管理部门
家族企业 Stanglmeier 集团位于巴伐利亚，是该地区领先的移动服务提供商之一，拥有旅行社、巴士租赁和综合维修店。在运营中，他们越来越依赖数字化来保持成功。
德国美因堡 Stanglmeier 集团 DMS（数据管理系统）管理员与授权签字人 Simone Stanglmeier 赞扬数字工作流程的速度和透明度：“DMS（数据管理系统）的明显优势是可以从我们的任何位置轻松访问中央文档池。由于我们在SaaS（软件即服务方面）已经有了很好的经验，因此我们也在这里选择了云解决方案。”
为更快、更安全、更经济地到达目的地：旅游公司 Stanglmeier 也在通过添加文档管理系统来推动他们的管理。自 2018 年初以来，基于云的解决方案也确保了更高的透明度。
该公司在美因堡、因戈尔施塔特和普法芬霍芬的分支机构的员工计划和组织各种旅行。客户特别欣赏他们的个性化的服务和对业务的熟悉。为了确保所有旅行的最高安全水平，公司为其整个车队投资了最先进的技术设备。Stanglmeier 始终把“把握时代脉搏”的座右铭不仅使用在服务和产品上。在他们的管理中，这家历史悠久的公司越来越依赖数字化。自 2018 年以来，DocuWare Cloud 确保了快速和透明的工作流程——无需任何额外的硬件。
阻止公司大量使用纸张只是使用 DMS（数据管理系统）的原因之一。由于每天有多达 200 个收到的应付发票，发票验证所需的时间和精力是巨大的。供应商已经通过电子邮件以电子方式发送的发票首先必须打印出来，并且——就像通过邮件发送的发票一样——在发送到位于美因堡的总部之前，由各个地点的员工进行检查，经管理层批准后，由会计部门发布、支付、归档。当他们在某一分支机构需要特定发票时，搜索过程同样耗时。
“纸质文件的时代已经结束。 尤其是在对我们公司至关重要的发票控制方面，一切进展得更快。”
DMS（数据管理系统） 是数字化项目的核心
第一步是建立一个检查收到发票的工作流程。在收发室中，发票被扫描或从电子邮件收件箱中自动检索、索引并存储在 DocuWare 中。工作流程立即开始。索引确定发票随后被发送到哪个部门进行审查，它出现在哪位负责员工的任务列表中。一旦该员工检查并添加了电子印章，就会将其发送给总经理 Christian Stanglmeier 或授权签字人进行最终检查，具体取决于供应商。一旦获得批准，发票将发送到会计部门。 发票过帐、付款和存档后，工作流程结束。如果经理正在休假，工作流程就会发生变化：经文员检查后，发票立即进入会计部门，然后才发送给管理层进行后续检查。
毫无疑问，多亏了 DocuWare 的 Mobile功能。如今，包括会计部门在内，集团的所有部门都使用 DocuWare。
“对于员工来说，文档搜索速度更快并且得到了改进。得益于便捷的全文搜索，无论您在哪，文档都可以在需要时立即获取。”
人力资源部门正在为大约 300 名员工引入数字人事档案。 重新提交定期雇佣合同的简单工作流程已经确保文件在指定日期自动出现在员工的任务列表中。 然后，员工可以及时采取必要的行动。 另一个工作流程确保重要的公司通知（例如当前针对公交车司机的 COVID-19 法规）通过电子邮件安全地发送给员工，他们可以在任务列表中看到这些通知。 这也可以作为员工实际上已被告知的证明。
“借助 DocuWare 的Mobile功能，我们即使在度假时也可以访问所有文档，让我们能够及时检查重要帐户。”
数字解决方案节省成本和空间这一事实当然是一大优势。 但给公司带来最大优势的是各种工作流程的精简。 因此，现在甚至可以更轻松地利用现金折扣。
DMS（数据管理）管理员 Simone Stanglmeier 最喜欢 DocuWare 的地方在于系统的灵活性：“令人难以置信的是，我们可以使用 DMS 覆盖公司的其他领域。”
合同管理系统和员工数字手册正在开发中。作为 Intranet 的替代品，每个人都可以使用它来收集有关如何最好地组织他们所在地区的内部工作流程的提示和技巧，例如旅行预订。
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