「深度好文」构建时间管理系统的“123法则”

说到时间管理，你是不是会想起很多流行的时间管理书籍，比如《番茄工作法图解》，《搞定：无压工作的艺术》等等。

当我读完这些书后，都会觉得——哇，这个方法真好啊！得赶紧用起来。读完之后，总是觉得缺了点什么。单独学习这些方法，会觉得很有收获，但是从入门到放弃，可能只要三个礼拜。

直到读了这本《小强升职记》，才让我开始了自己的时间管理之旅。

十年前开始读这本书的时候，看这名字，差点就当成了《杜拉拉升职记》的男生版，看读完才觉得被这名字坑了。这是一本优秀的时间管理入门书。讲述了小强和老付之间的职场故事。通过故事化、情景化的方式给我们交付了一整套实用的时间管理方法，包括：衣柜整理法、番茄工作法、要事第一、时间日志、四象限法、猴子法则等等。

看起来这本书只是介绍了各种常见时间管理的简单用法，但不断实践下来，才更深刻的认识到，它更大的价值并不在于教我们了一系列的时间管理方法，而是交付了一套可以用于日常工作中的时间管理系统。

《小强升职记》用一种简单易学，易实践的方式，帮助一个没接触过时间管理的新人，或是一个有一定时间管理经验却用不好的人构建一套时间管理系统。

2 时间管理的本质

在深入讨论时间管理系统之前，我们先来探讨一下，时间管理的本质是什么？

“时间管理”这个说法很容易误导人，总让我们觉得自己是时间的主人，时间是可以被管理的。但现实并不是这样，时间是无法管理的，唯一能管的是我们自己。

按我的理解，时间管理的本质是：

只有知道自己希望成为什么样子

才能更合理的分配时间，活成自己喜欢的样子

为什么需要构建出一套时间管理系统呢？

打个比方吧，你学会了一种时间管理工具，就给自己的工具箱里攒了一种工具，慢慢的，你的工具箱里开始有了小刀、螺丝刀、钳子。每个工具都可以帮你解决一个具体的问题，也可以把它们组合起来解决复杂的时间管理问题。

但是，到了一些特定的场合，这些工具又不那么好用了。出去野营，你可能会用到一两种工具，但又并不确定是什么工具。这样，你还得把所有工具都背在身上。这时候，你需要的不是个工具箱，而是一把瑞士军刀，每种工具不需要那么专业，够用就好，把它们组合在一起，就可以随时随地帮我解决各种问题。

时间管理系统就是这样一把瑞士军刀，便携，易用，功能完善。

3 时间管理双循环系统

从《小强升职记》开始，我也逐步开始构建自己的时间管理系统。

一个好用的时间管理系统是什么样子呢？

我总结了三个原则：高效易用、形成闭环、持续迭代。

高效易用，表示它能真正提升自己的效率，用起来还很顺手，在各种场合下都能很好的解决我的时间管理问题。

形成闭环，指的是它应该是有始有终的。做了个计划，就要把这个计划执行下去，直到完成，再对这个结果进行复盘，总结出经验和教训，帮助以后做的更好。

持续迭代，指的它还是自我进化，不断完善的，我可以不断的发现现有系统在不同场景下的使用边界，找到它的适用范围。我还可以不断引入新的工具，帮助自己更高效的进行时间管理。

符合这三个原则的时间管理系统，就像一个活的生命体，它不单纯是一个工具，会不断的在实践中自我成长， 进化，演化成最适合你的样子。

这套时间管理系统经历了两个阶段：

第一个阶段，管理任务，第二个阶段，管理目标。

在2019年前，都处于第一阶段。我对时间管理的理解是，我可以通过时间管理帮助自己更好的规划时间，提高效率，在同样时间里可以做更多的事情。但随着做事效率的提升，我并没有感觉到轻松，反而有更多的事情不断的扑面而来。我疲于应付，人也越来越累，做成的事却越来越少。这时候我意识到，仅仅靠管理时间并不足以让自己迈向下一个台阶。

2019年以后，我开始升级时间管理系统，就进入到第二阶段。

这个阶段，我开始梳理自己的目标，对要做的事做一些取舍，专注于自己目标的达成。于是，对时间管理的本质有了新的认识。

我把这两个阶段的系统做了一些整合，形成了一套由两个循环构成的时间管理系统。

这个系统由一个外循环加一个内循环组成。

外循环叫做目标系统，是一个由“目标-行动-复盘”构成的闭环。

内循环叫做任务系统，是一个由”记录-排程-执行“构成的闭环。

内循环的任务系统，让我在面对大量事务的时候，专注于当下最重要的事，而外循环的目标系统，则是帮我过自己想要的人生。双环结合，就构成了一套完整的时间管理系统。

4 任务管理的内循环

内循环是由三个步骤组成：记录-排程-执行。

举个例子：如果你现在正在做一件事，突然有一个意外事件发生，这时你就可以做好记录，然后继续专注执行计划内的事务，完成后再来看所记录的事务，并把它进行排程成为计划。

任务管理的内循环是由GTD和番茄工作法串起来。

GTD，全称是Getting Things Done，简称搞定。是一个非常流行的时间管理工具，它给我提供了一个完整的任务处理流程，可以让我节省更多脑力，专注于任务本身。

番茄工作法，就是把工作时间划分为多个番茄时间。一个番茄时间包含两个部分：25分钟的工作学习和5分钟的休息。专注时间里，不去处理任何无关的事情，专注高效的执行。

我选择了滴答清单App，来帮我跑整个内循环。它最大的好处就是支持多平台数据同步，我在电脑和手机上都装了这个App，随时记录，随时处理。

我会在工作和生活中需要随时记录遇到的问题，把他们放在滴答清单的收集篮里。于是，就得到一个不断累积的任务列表。接下来，对收集下来的任务列表进行排程处理，给他们排出一个优先级。哪些是可以立刻做掉的，哪些是接下来要做的“下一步行动”，哪些是以后要做的“将来也许”。

排好日程后，就用番茄工作法把它们挨个搞定。在滴答清单里选择一个接下来要做的任务，闭上眼，做3个深呼吸，点击“开始番茄专注”。接下来25分钟的番茄时间里，屏蔽一切干扰，专注的完成当前的任务。如果中间有新的任务或新的想法，别分心，先记录下来，等到一个番茄钟结束以后，再排程处理。

5 目标管理的外循环

不知道你会不会有这样的感觉，一直陷入忙碌中，就完全跳不出来，眼里只有眼前这件事。于是，我们慢慢变得内卷，成为系统中的一颗螺丝钉。

而外循环的目标系统，则让我们在忙于事务的时候，依然不忘关注那些更加长远的，对我们真正重要的目标。

目标管理的外循环的核心是OKR工作法，它的全称是Objective and Key Result，目标与关键结果。OKR工作法可以帮助我明确自己的目标和达成这个目标的关键结果。

这个循环也是三个步骤，分别是：目标-行动-复盘。

从目标开始，分解出达成这个目标的一系列关键结果，以及每周计划，到行动层面，会和内循环进行嵌套，通过内循环的任务系统，把外循环目标分解出来的任务，高效的执行下去。最后，通过每日复盘，每周复盘，阶段性成果做更加深入的反思，制定出下一步的改进计划。

于是，这套系统形成了一个完整的闭环，形成了一套自我迭代升级的系统。同时在行动环节把内循环嵌套进来，形成一个相互嵌套的双环结构。

可能你会觉得，这么复杂的框架，看了就晕，你是怎么真正用起来的？

学习和使用的过程，遇到困难，我可能就放弃了，如何才能迈过这个坎呢？

6 组团完成挑战

我从2019年开始学习OKR，并定下了我的2020年度OKR。但工作一忙起来，就完全忘记了OKR，过两个月才想起来，我原来还有这样一个目标啊。但是flag立都立了，咬牙坚持不能倒。

OKR其实是一种管理工具，很多流程都是靠会议，靠讨论来保证的，而把OKR用于个人目标管理，很多流程是没法做到的。这种困局要怎么破解呢？

破局其实有两条路，对内，从内心出发，增强自身的动力，对外，寻找和我一起成长的小伙伴一起组队，突破瓶颈，挑战目标。

我选择的方式是“以教为学” 和 “报团取暖”。

去年九月底的时候，我在朋友圈和群里发起了一个活动，十一以后，一起通过打卡的方式，挑战自己的目标，很快就招募了十几位小伙伴。为了能够带着大家一起把这个挑战玩起来，七天长假期间，回老家闭关磨课，硬是憋出了一套适合个人时间管理的框架，加上一篇两万多字的分享稿。

十一过后，通过讲授和练习的方式，带着小伙伴把这套框架玩转了。我们相约每周日盘点目标，一起复盘，逐步形成了一套稳定的节奏，我再也不会忘掉我的目标了。在复盘过程中，还会不断发现问题，不断的修正、迭代。经过半年的持续迭代，现在已经形成一套持续稳定的流程了。

在不断和大家挑战的过程中，我也逐步认识到了，一套好的时间管理框架真的是可以帮助大家变得更好的。有的小伙伴开启了文学梦，完成了自己的第一部小说；有的小伙伴调整和孩子的沟通方式，几个月下来亲子关系得到了很大的改善。

看到大家不断的变得更好，也萌发出想帮助更多人的念头。2021年开年的时候，我给自己定下了一个年度目标，要推广这套时间管理系统，帮助100个人变得更好。

一次机缘巧合，我跟我的职业规划师王公子探讨未来发展，都对通过训练营提高职场人能力提升效率感兴趣。于是一起创立了“高效职场OKR行动营”，帮助小伙伴更好的理解自己的目标，聚焦职场发展，活成自己喜欢的样子。

7 开始你的时间管理系统

对于一个初学者来说，应该如何构建一个时间管理系统呢？

我总结了一个“123法则”，就是：一个起点、两个方法、三个步骤

一个起点，是从读《小强升职记》开始。

两个方法，是从GTD和番茄工作法开始练习。

三个步骤，是行动-反思-迭代。

一个起点和两个方法的意思比较明确，我来解释一下三个步骤。

对于初学者来说，可以先照着这本书里介绍的衣柜整理法来一步步的练习GTD，去做番茄工作法。并不需要一次全部都会用。而是要在使用的时候，不断的发现它给我带来的好处，发现新的问题。比如说：

我随时把问题记录下来，然后就不去想了，这让我感觉很轻松。

我在做番茄的时候，经常被打断，有什么方法能让我减少被打断的次数？

带着这样的问题，去做一些反思，寻找解决问题的方法，再试着解决现有的问题。经过这样不断的反复，就能迭代出一套真正能帮你解决时间管理的工具，成为一件趁手的兵器。

“123法则”就像是一个口令，每个人都可以喊下“123，时间管理，我来啦！”开启你的时间管理之旅。

篇幅关系，我只在分享中提到了我用到的时间管理工具，和简单的用法，并没有展开。如果大家对我的时间管理系统有兴趣，希望和我进一步交流，愿意和我组团，一起变得更好的小伙伴，欢迎加我微信。

如果你也想构建一套像我这样的时间管理系统，那就从读《小强升职记》这本书开始吧。

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