企业内部审计是对企业制度化、规范化建设的一个重要保障。目前,制造企业市场销售业务是实现制造企业经济效益的重要环节,是实现制造企业生存和发展的重要途径,因此,进行制造企业市场销售业务内部审计具有重要意义。为此,笔者对制造企业市场销售业务内部审计进行探讨。
一、制造业销售业务内部控制的审计
一个制造企业要有良好的发展,必须有行之有效的内部控制制度。制造企业销售部门内控制度包括:销售组织结构、销售管理权限、业务流程、财务处理制度等。为此,内部控制的审计应从以下三个方面入手:
(一)岗位的控制审计
1. 审查批准赊销信用与销售是否相互独立,即销售部门批准订单进行生产的人应与赊销授权审核人员相互独立,防止销售部门为增加业绩而放宽信用标准,导致企业信用风险增大。
2. 审查批准赊销信用与发货是否相互独立,即赊销授权审核人员应与发货授权的人相互独立,防止向不符合信用标准的客户进行发货,增加坏账风险。
3. 审查发货与开票是否相互独立,即发货授权的人应与开发票的人相互独立,防止商品被内部人员盗窃。
4. 审查发货与记账是否相互独立,即发货授权的人应与应收会计相互独立,防止商品被盗窃。
5. 审查收货款与记账是否相互独立,即登记收款的人应与应收会计相互独立,防止客户所付款项被贪污。
6. 审查批准销售退回与折让业务和记账是否相互独立,即登记收款的人应与应收会计相互独立,防止收到的货款被贪污等。
(二)程序控制的审计
主要是审查是否有适当的授权审批程序、是否有充分的流程记录、内部核查程序是否完善。程序控制的审计主要从以下几个方面入手:
1. 审查是否有适当的授权审批程序。主要从信用审批、订单审批、市场财务记账、开票等各个环节入手,查看是否有适当的授权审批。如:向客户赊销前要进行信用查看,要在经过信用审批部门的授权的额度范围内进行发货,在确定信用额度前信用审批部门要到客户那实地调查,对存在风险的要考虑是否采取抵押、质押、担保等方式进行信用审核。又如,向客户发货前,要经过市场管理部门、订单部门、财务部门的多部门联合授权才能发货。只有这样,才能保证客户的真实性,防止向虚构客户发货。
2. 审查是否有充分的记录。主要从订单、发货单、物流单等编号入手,查看是否按顺序排列使用,是否存在漏开发票或者漏记单据的风险。又如,收到承兑汇票时,查看是否使用登记簿登记各应收票据的情况,登记内容是否完备,是否详细记录编号、票据种类、出票人、票面金额、前手人、出票日期、到期日等必要信息。
(三)实物控制的审计
审查是否有完善的实物控制。第一方面,审查限制非授权人员是否接近存货的情况,由于企业人员众多,不相关人接触存货有可能存在贪污的风险,所以必须限制非授权的人员接近存货。第二方面,查看限制非授权的人员是否接近各种记录和文件,这样做的目的是防止人员篡改和伪造记录,谋取私利。
二、销售业务收入的审计
制造业市场销售业务主要是涉及收入的审计,具体表现为虚增收入、该计的不计入收入、收入确认的时间提前或推迟、账务处理等问题。
(一)虚增收入或提前确认收入
虚增收入是制造企业实现财务欺诈的惯用伎俩,审计过程中应关注以下八个方面:一是要审查是否有确认从未发生送货的收入,即将无中生有的一笔或几笔收入入账,实物审查中无此物。二是要审查是否将委托他人销售商品记录为现实收入,按照会计准则规定此收入为“过路财”,不应该计入企业的收入。三是要审查是否将发生在会计期间以后的销售提早确认,比如将应该在4月份的商品销售收入计入3月份了。四是要审查是否将发送在产品确认为收入,在产品是未完工的产品,不应该确认为收入。五是要审查是否有在客户需要或同意发货前发送产品,即向没有下单的客户发货,并确认收入。六是要审查是否存在发送货物的数量多于客户订购的数量,单价不变数量的增加,同样也虚增了收入。七是要审查是否存在把发送给本企业仓库的货物记录为销售,这样的企业内产品位置的转换所有权没有转移,也不应确认为收入。八是要审查是否存在商品退回不及时冲销收入,商品的退回表示所有权没有转移,企业不应该确认为收入。
(二)少计收入或延后确认收入
为了达到财务报告期内降低或转移利润等目的,制造企业往往采取少记收入或者延后确认收入。审计过程中主要关注三个方面:一是要审查企业是否将商品发出收到货款并满足收入确认条件后,有无不确认收入,或转入本单位以外的其他账户。二是要审查企业是否采用以旧换新的方式销售商品时,有无以新旧商品的差价确认收入。按照会计准则以旧换新的收入除了金银首饰是差价计入外,其他的产品应该以新商品的不含增值税价格计入收入。三是要审查企业是否在提供劳务或建造合同的结果能够可靠估计的情况下,有无不在资产负债表日按完工百分比法确认收入,而推迟到劳务结束或工程完工时确认收入。
(三)账务处理不当收入确认的错误
制造企业可能会由于收入本身的复杂性导致错误。例如,企业可能由于一些比如融资性售后回租、委托加工物资、特殊的退货约定、特殊的服务期约定等较为复杂的业务存在,而管理层可能对这些不同业务所涉及的风险缺乏经验判断,收入确认上就容易发生错误,从而导致收款未及时入账或者记入不正确的账户。为此,要审查是否存在应收账款、应收票据、银行存款、现金等科目的记账错误,其重点在于:一是要审查应收账款是否存在和发生,通过审查客户订单、销售单、发货凭证、销售发票、汇款通知书和后期银行存款记录,还要审查对应收账款管理的会议记录,分析交易和事项的存在和发生是否与制造企业有关,认定应收账款的真实性。
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