每到年末年初，就是做总结、做规划的高峰期。一份优秀的总结，一份具有前瞻性的规划，都少不了事实数据的支撑。那么，在档案管理工作中，如何利用好数据做出一份“漂亮的”总结或规划？
接下来，小博就和大家分享几个会博通系统内进行档案统计的妙招，保准用得上！
1、档案管理统计
统计功能，是内嵌在会博通系统档案管理模块中的一项子功能。系统提供了包括综合统计、档案工作汇总表、数字档案统计表等十多项统计项目，覆盖了档案管理工作中涉及的各类统计场景。
并且，统计表类均能导出Excel，并支持打印预览，轻松导出就能对统计信息再利用，为档案管理人员把控进度、总结工作提供有力数据支撑。
接下来，小博以下面几个统计项为例为大家介绍一下。
● 综合统计
在年度统计或整体盘点时，常需要整理这些数据：目前库存档案多少卷，其中实体与数字档案多少卷？各分类下实体与数字档案多少卷？按年统计、按保管期限统计、按密级统计分别多少卷……
这些档案综合数据，在“综合统计”项内皆可一目了然。项目内数据以柱状图、饼状图展示，数据可视化，展现更直观。
● 档案工作汇总表
通过档案工作汇总表，筛选统计范围后，即可迅速梳理出各全宗、各分类、各档案类型内的实体档案、数字档案、新增档案、到期档案与销毁档案的数量。
统计单位精确至卷数、件数、页数，并包括厚度（实体档案）与容量（数字档案）。在阶段性整理，如月度总结、项目总结时，应用好这个表，能帮助管理人员精准把控档案工作进度。
● 档案整理个人工作量统计表
档案整理工作量如何量化？应用该表，可对各档案人员的整理工作精确至卷数、件数、页数统计。非常适合档案部门管理人员梳理成员工作量，或多人协作档案整理时的工作量统计等。
统计既可按创建人和创建日期，也可按归档人和归档日期进行，筛选完成后，即可轻松统计出不同成员分别创建/归档了多少页、多少件、多少卷档案，量化成员工作量。
2、档案借还统计
在会博通系统的借还模块内，针对文档借阅利用的各类情况，亦内嵌了维度丰富的统计功能。统计项目主要包括三大类：登记类、统计类、排序类，即从信息登记、数据统计、排序这三大维度进行统计展示。
接下来，小博以文档资料借阅情况在三个维度内的统计表为例，为大家展示说明。
● 登记类-文档资料借阅登记表
通过该登记表，可快速而全面地了解各层级分类、各类型文档资料（原件、电子件或打印/复印件）的借阅情况。登记表详细记录了借阅时间、借阅人、借阅人部门、批准人、利用方式、用途等信息，细致详尽，文档去向一目了然。
筛选还支持按文档归还状态查询，管理人员统计逾期未归还文档，可及时提醒催还。
● 统计类-文档资料借阅情况统计表
针对文档资料的整体借阅情况进行统计，通过筛选，可快速了解各档案分类下的文档资料总数、可供借阅的文档资料数、借阅总数、借阅人次、归还情况等信息。
还可导出表格，按需形成图表展示，如用饼状图展示已归还、未归还文档资料数在可借阅文档资料数内的占比情况等。
● 排序类-文档资料借阅次数排序
如需了解被借阅次数最多的文档资料是哪些，借阅次数是多少……该表会由高到低一一排列，热门名单清晰明了。通过排序信息，档案人员可了解成员对文档资料的高频需求。
事实上，登记类、统计类、排序类三个维度各有侧重、互相补充，可以辅助档案管理人员快速整理、输出相关数据，以进一步梳理工作进度与规划。
3、档案资料统计
针对企事业单位的上报需求，小博尤其要推荐这个实用度满分的档案资料统计表。筛选统计范围等条件后，系统即输出一个综合统计表及所覆盖档案类型的各细分统计表；导出Excel，即可按需应用于报送材料中。
适用如下级单位需上报给上级单位、企事业单位需上报档案主管部门等工作场景，帮助档案人员高效完成档案资料统计工作。
写在最后
会博通文件档案知识一体化管理系统，提供了实用而细致的统计功能，这是根据档案管理工作的各类实际应用场景打磨而成，覆盖应用场景广，统计项目全面，是帮助档案管理人员梳理工作、总结规划的利器。
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