浅谈项目沟通管理五大原则(项目沟通管理的原则)

看到五大原则,大家是不是立刻想到了“SMART”原则,别急,我们今天要讲的不是这个,而是另一个五个原则:

浅谈项目沟通管理五大原则(项目沟通管理的原则)

01

“WIIFM”原则

WIIFM不是听起来像音乐台的哪个频道,而是“What's in it for me”(与我何干),它意味着接收信息的一方与所接受信息有利益上的关联。

据说,有一人晚间存款,结果借记卡被卡在了自动取款机中,打电话给客服但被告知要等到第二天,该君思前想后,再致电客服告知自动取款机多吐出2000元钱,结果客服立马派出了技术人员到现场解决问题。

这个故事告诉我们,不与干系人的利益直接挂钩,这种交流可能是无效的,至少不是高效的。

02

“主动性”原则

项目经理需要主动与干系人保持沟通,让他们清楚项目的进展情况以及遇到的问题。客户关于项目运行情况的第一手资料必须来自项目经理。

假如有一个项目,设计制造一个安全阀但产品却没有通过安全测试。项目经理应该直接打电话告知客户,比如可以说,“项目产品没有通过安全测试,我们正在分析和解决问题。如果有进一步的信息,我马上向您汇报。”项目经理不应该等到问题解决了再汇报。原因很简单,如果客户不知情,在某个会议上他们被问到了项目出现的问题时,试想他们将处于何种尴尬的境地。

03

“简洁高效”原则

过犹不及,过多信息同样得不到有效传播。

相信大家越来越依赖邮件进行交流,不少人可能有过这样的经历。某人发了一封邮件到很多人注册的留言板上,结果成百上千的人收到了这封邮件,另一君不想收到这样的邮件,因此“回复全部”说,请不要用留言板,有事邮件给具体的人。”但马上又有人“回复全部”说,“请你不要用回复全部。”就这样你来我往,很多无辜的人在短时间内会收到大量关于“回复全部”的垃圾邮件。所以,与干系人进行交流也需要注意“度”,避免“信息拥堵”。

譬如,如果项目运行良好,下次例会又不会带来额外价值,为什么不取消这次会议呢?项目经理完全可以告诉员工,“因为项目运行良好,所以本次会议取消”,这样对员工传递的是满满的正能量。

04

“有始有终”原则

沟通交流始于项目启动而止于项目结题,与干系人进行交流没有一劳永逸的方法。

但制订有效的沟通交流计划可以提高沟通交流的效率,使在这方面的管理变得简单和有章可循。作为经验,项目状态报告一般可选择10个。假定一个2个月(相当于8个星期40天,假定每星期5天上班时间)的项目,每4天项目经理就应该提交一份报告,详细程度以大概15~20分钟的讨论内容为准,这样既可确保报告内容充足又不至于过于冗长。

05

“各取所需”原则

项目干系人所需要的信息不尽相同,对信息需求的紧迫程度及要求的沟通方式也不一样,这需要项目经理有区别地对待,管理与他们的沟通与交流。

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