结束会议和后续行动
现在，许多人认为，当最后一个议程项目完成时，会议就结束了。然而，正如你应该以专业的方式召开会议一样，会议也应该以同样专业的方式结束。会议结束时，重要的是总结关键决策和行动项目，并评估会议的有效性。会议结束后还需要采取重要的后续行动。
因此，在完成本课程后，您应该能够列出结束会议所涉及的步骤，描述评估会议有效性的技巧，创建会议记录模板，并定义会议后续行动的最佳实践。
结束会议
这是一份结束清单，顺便说一下，所有的项目只需要几分钟，不需要在每次会议上都完成。但同样，作为你心目中的清单，这些都是在一个良好的、专业的会议结束时需要考虑的事情。
事实上，每次会议都需要总结决策、协议和关键点。人们经常问我，“当会议记录中包含这些内容时，为什么需要这样做？”你这么做，最重要的是，因为你想确保每个人在会议期间都正确地听到了这个决定，你想让他们首先和最重要的是立即开始工作，其次，向他们的经理报告，尤其是如果这个决定对该部门有影响的话。
你还需要检查新的和开放的行动项目，以确保每个人都理解对他们的期望。你可以注意到朝着目标和团队目标的进展。特别重要的是要提醒人们，提醒团队成员，项目正在按照计划进行，你希望人们在离开会议时对进度和团队表现感到满意。
如有必要，确定下次会议的时间。有些团队有一个固定的时间表，这可能不是必要的，但如果是的话，最好把它放在每个人的日程表上。
再次强调，评估会议可能不是每次会议都要做的，但定期评估是很好的，我将在下一次详细介绍。
最后，感谢团队成员的参与，尤其是通过演示和其他报告为会议做出特殊贡献的成员
评估会议
那么，让我们看看评估会议的三种可能性。我知道很多人不评价会议，但这是提高会议质量的重要途径。我们知道，最好的改进方法是征求会员的建议。因此，选项包括两分钟的练习、五分钟的书面问卷和十分钟的书面调查。
两分钟的训练
两分钟的练习是一种基本的头脑风暴活动，你在会议结束时留出几分钟，让人们头脑风暴一个列表。你可以在活动挂图或白板上创建一个列表。一列为正面的；一列是负面的。什么事情进展顺利，应该继续？哪些事情应该改变或消除？然后在讨论结束时做一个简短的总结。你可能会这样说，“看来你喜欢提前一周把议程公布出来，但你认为会议期间有太多的旁白。我会在下次会议上给你回复这些项目的想法。”
五分钟问卷
五分钟的活动使用简短的书面问卷。你提前准备好文件。你甚至可以把它和议程一起发送出去，让成员们花几分钟时间草草记下一些关于这些问题的笔记。你觉得今天的会议怎么样？我们未来的会议可以通过哪些方式改进？你有几个选择。你可以在会议期间根据这些答案进行讨论，也可以收集问卷，汇总，并在下次会议上汇报。
十分钟调查
10分钟的书面评估，你可以每年做一次，因为团队成员首先需要10分钟来完成，但讨论结果和制定改进计划也可能需要30到45分钟。
会议记录
我认为如果你看一个例子，就会清楚得多。这是最近一次会议的会议记录样本。你可以看到它有日期，谁参加了会议，关键的决定和结果是什么，行动项目的列表，预计会发生什么，谁拥有行动项目，以及行动项目预计何时完成。还介绍了下次会议的时间和日期。
所以对于大多数团队来说，这已经足够了，这也意味着你可以尽快把笔记拿出来。你可能想设定一个标准，以确定这些会议记录传达给团队成员的速度。但可以考虑这样做。您始终可以将附件、演示文稿和文档放入附加到会议笔记摘要的文件中。
会议跟进
那么，会后会发生什么？你有责任做一些重要的后续工作。首先，你要检查会议记录并尽快分发。并与关键利益相关者进行沟通，尤其是团队决策影响其所在领域的利益相关者。
你可能想联系一些负责关键行动项目的团队成员，以确保他们了解要求他们做什么，并为你提供帮助。如果您感觉到一些团队成员在会议期间对问题有顾虑（可能没有完全讨论），请在会议结束后单独与他们交谈。履行你的承诺。如果你承诺从高级管理层那里获得额外的资源，那就去做。确保人们理解、认可并信任你的领导能力。
查看会议评估以了解可能的更改。花一分钟时间反思你作为主持人的表现，并注意我所说的会后会议。那是什么？有时候，你可能会注意到一小群团队成员在会议结束后在走廊、自助餐厅或某人的办公室举行非正式会议。有时候，这些只是试图划分行动项目工作的小组。但在其他时候，可能是在投诉会议上，成员们表达了他们对团队、团队会议、缺乏进展等的不满。他们可能会在会议期间表达自己的担忧，这可能是一件严重的事情。因此，你应该看看是否可以与一些人交谈，了解他们的担忧，并决定如何解决他们。
总结
完成系列课程后，你现在应该能够定义准备成功会议所涉及的任务，使用促进工具和技巧成功地召开会议，并描述如何有效地结束和跟进成功的会议。
对我来说，还有七个关键要点。它们是：
- 知道如何决定是否需要召开会议
- 能够制定行动议程
- 通过解决关键的时间浪费问题，使讨论保持在正轨上
- 开发一系列工具，如问题，以鼓励会员参与
- 能够以专业的方式结束会议
- 使用会议笔记而不是会议记录
- 定期评估会议的有效性
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