*文章来源于项目管理评论，作者高屹 ，如有侵权请联系删除

情境再现

吕晨觉得自己简直要忙疯了！他自从被提拔为项目经理之后，自己印象中好像就没有一天是按时下班的！以前专心搞技术，那时只要把手里的活儿干完就可以了，虽说也少不了加班，但至少都是在忙自己的事儿。可如今呢，当上了项目经理，就好像被上紧了发条一样，真的是从早忙到晚！

现在公司的项目多，每个项目经理手里都少不了同时管着几件事儿。再加上不少项目彼此之间还会多少有些联系，结果往往甭管谁的问题，基本上只要是与项目沾边儿的，自己就肯定跑不了！

且不说大大小小的会一个接着一个，就算好不容易有时间坐下来了，可还没等把手上正在做的工作搞出个眉目，一会儿微信响，一会儿QQ叫，一会儿快递小哥的电话又来了：下楼取快件！

最让吕晨倍感纠结的是，当每天拖着疲惫的身体躺在床上的时候，居然想不起自己这一整天究竟干了些什么！

难道只能靠拼时间、拼体力才能搞定那些没完没了的工作吗？

情境分析

随着社会节奏的加快，每个人都承担着越来越多的工作和压力。忙，几乎成了现代都市人特有的标签。我们忙着开会，忙着出差，忙着完成各种任务，甚至忙着娱乐……

每当面对着此起彼伏的电话、络绎不绝的邮件，还有那些从四面八方涌来、似乎永远也做不完的工作的时候，耳边便不由自主地响起了那首曾经流行的歌曲：时间都去哪儿了？

其实很多时候，让我们感到焦头烂额、疲惫不堪的最重要原因，并不是时间不够用，而是我们自己不会高效地利用时间。如果能主动地将时间管理起来，堵住那些“跑冒滴漏”，我们的工作和生活都会变得更加自主和有条理。

主动切断干扰源

做任何事情，如果不能集中精力，不断地被分心、打扰，任何活动都不可能高效，也不会取得理想的结果。什么是工作中最常见的干扰源呢？网络！

如今移动互联网无处不在，网络、手机几乎成了人们片刻不离的要素。有一副漫画表达得很形象：在马斯洛的层次需求模型最底端“生理需求”的下面，又多了一层需求：WIFI需求！

越来越丰富的手机应用软件在给我们带来各种娱乐和便利的同时，也极大地干扰和破坏了工作时间的连续性！微信、微博、QQ、抖音…….那些图标的每一次闪动，提示音的每一声响起，都会对我们正在进行的工作、正在思考的问题造成不同程度的影响。

这些干扰源如果不能得到有效的屏蔽，“聚精会神”就变成了空话。因此，要想高效地工作，就必须首先给自己创造一个相对纯净的工作环境，最简单的办法就是：放下手机，离开网络！

尽管有些社交媒体已经成为了工作中不可或缺的重要工具，但是在执行手上的某一项具体工作任务的时候，还是应该暂时远离各类社交媒体的干扰，待活动告一段落或休息的时候再上线查看。

可能很多人会有顾虑，一旦离开了网络，会不会耽误重要的工作呢？其实大可不必担心，因为实践经验告诉我们，真要是有重要的事，除了网络，能找到你的方法多着呢！

区分轻重缓急

有了利于专心工作的环境，不等于已经得到了高效的结果。对很多项目经理来说，特别让他们头疼的一件事是，各种事情可能会随机出现！最终把自己搞得手忙脚乱的，正是那些不确定的工作！

在面对纷乱的工作任务时，项目经理们还必须要学会区分轻重缓急，确保有限的精力聚焦在最重要的活动上，而不能眉毛胡子一把抓。最简单也是最有效的工具就是时间四象限法。

所谓时间四象限法，是指将工作按紧迫性和重要性两个维度区分为紧急重要、紧急不重要、重要不紧急、不紧急不重要。

在时间有限、精力有限的制约条件下，不同性质的活动要采取不同的应对方法。越是紧急重要的事情，特别是那些接近目标的工作，越要重点优先处理，这些工作没有完成之前，不要将精力分散到其他任何事情上。

而那些重要但不紧急的事，则是在完成了紧急重要的工作之后，应该投入大多数精力去执行的任务。

对于紧急不重要的事，原则上应该尽量少做，或者主动授权给别人，委托别人来做，类似下楼拿个快递，给某某提供一些并不太重要的资料等。

以上工作都完成了，如果时间、精力还允许，才可以把注意力放到那些既不紧急、也不重要的事情上。

通过时间四象限法的梳理，我们有限的精力得到了合理的分配，这才有可能获得最大的收益。然而，在使用时间四象限法时，也需要注意一些细节。

比如，领导与你在工作优先顺序的理解上可能会有所不同，如果出现了冲突，自然要服从领导的安排，确保自己的工作目标和领导的要求保持一致。

另外，工作的优先顺序也有可能因各种情况发生变化，所以当有新的工作任务出现的时候，需要随时重新评估工作的性质，以确保重要活动得到应有的精力投入。

让工作可视化

有助于工作高效的另一种手段叫“看板”，这是一种敏捷管理工具，是由大卫•安德森发现的方法，他是受到日本丰田汽车的及时交付（Just in Time Delivery）理念的启发。

看板的原意是招牌、告示栏，丰田汽车及日本百货业将客户需要的产品有哪些、正在生产中的有哪些、已经完成可交付的有哪些显示在一个大看板上。

其用意在于及时交付客户需要的产品，所有的工作可视化，并且限制进行中的工作（Limit Work in Progress，Limit WIP）。如果手边有太多工作的话，无论是团队还是个人都不可能很有效率地完成目前的工作，而是应该把手边的工作完成，再开始做另一项活动。

让工作可视化，最方便的手段就是贴纸。将需要完成的任务分别写在贴纸上，然后按这些任务的完成状态，比如等待执行、执行中、检查/确认、完成/移交等分别集中粘贴在白板或玻璃隔断上。

随着任务状态的改变，同步移动贴纸的位置，这种既简单又清晰的看板工具对于聚焦重点活动、提高工作效率能起到积极而显著的作用。

聚焦关键工作

也许有些人会说，即使我把工作按轻重缓急分类了，即使我让这些任务清晰可见了，但工作的总量还是那么多，甚至超出了我的精力范围，这又该怎么办呢？现实工作中，确实经常会有这种情况发生，资源紧缺在大量行业实际上已经是一种常态了。

人少活多，往往会让人身心俱疲。然而，冷冰冰的职场法则告诉我们，没有功劳，就没有资格谈苦劳！所以一味地“忙”，甚至疲于奔命，四处救火，并不一定等于有成绩。要想获得满意的结果，还是要在达成任务的目标上下功夫。

人的精力是有限的，只有将有限的精力投入到那些最关键、最重要的任务中，才有可能取得事半功倍的效果。另一种源自敏捷管理的思想能够帮助我们实现这一要求，它就是MoSCoW原则。

所谓MoSCoW，是指将需要完成的工作按重要等级划分为一定要的（Must have）、应该要的（Should have）、可以要的（Could have）、不需要（Won’t have）。

因为时间和资源是相对有限并且受到制约的，因此一旦有新的“一定要的”需求出现时，就必须将原计划中那些属于“可以要的”工作剔除，以便腾出时间和精力，以确保范围内的工作得到可靠的执行。

管理好自己的时间并不难，上面介绍的每一种方法都不复杂，而且已经被大量的实践证明是有效果的。但是管理好自己的时间又真的不容易，因为我们往往很难打破“知易行难”的规律。

怎样才能让这些有效的方法真正发挥作用呢？借用一句网络流行语：“先定一个小目标”！从身边做起，从点滴做起，从放下手机做起！有了积极的态度、正确的方法，辅以持之以恒的精神，我们一定能成为掌握自己时间的主人。

有一种说法是，我们今天的状态，是过去5年以来持续不断努力的结果；而今天及未来5年的努力，将决定我们5年后的人生！

高效工作，你一定能做到！

情境回顾

1.完成具体工作时，务必切断以网络、手机软件为典型代表的干扰源，营造有利于工作开展的环境。

2.当任务众多的时候，可以使用时间四象限法将工作分类，区分出执行活动的轻重缓急。

3.使用贴纸让工作可视化，并限制进行中的工作，聚焦于一项任务，专心完成。

4.利用MoSCoW原则，在资源和时间有限的约束下，确保最重要的工作得到执行。

PMP备考学习资料需要的同学私信找我，内含pmp备考资料 EPC工程管理资料 各种模板表格与5GB质量管理资料等等！

更多精彩内容请点击“了解更多”