PM如何利用项目管理工具来制作工作流程?(项目管理方法及工具)

PM如何利用项目管理工具来制作工作流程?(项目管理方法及工具)

最近有一项重要的工作就是为我们公司编写售前的工作流程,这个流程覆盖了整个公司售前的工作。

整合了公司如销售、市场、技术、商务、财务等各个部门,协同这些部门一起达到一个共同的目标。

面对如此复杂、覆盖面广的事情,一开始我觉得无从下手,而且我的领导也没有一个明确的思路。

但是项目管理这个课程给了我一个思路,就是用项目管理工具来制作这个流程。

PM如何利用项目管理工具来制作工作流程?(项目管理方法及工具)

大家学习项目管理的十大知识领域用得最多的是什么?是输入输出。对!输入输出可以帮助我们很清晰地应用到流程制作工具中来。

所以接下来我把整个流程划分成五大块:执行团队、输入、过程、输出、文档。

执行团队:就是我们公司进行操作的相关部门,也就是责任人;

输入:就是执行这个过程需要的输入文件,也是执行依据;

过程:有了输入的这些文件才能执行这个过程;

输出 :就是执行完这个过程产生的文档,为下一个或者以后的流程提供依据;

文档:就是输入输出文档的编号,便于整体的管理。

PM如何利用项目管理工具来制作工作流程?(项目管理方法及工具)

如果对销售了解的人会知道售前流程分为:信息获取确认阶段、投标前信息整理分析阶段、投标阶段、合同签订阶段、项目交接阶段以及工程实施阶段,而我们的这个流程主要针对的就是前五个阶段:

主要针对前五个阶段

第一阶段:执行的团队主要有销售和市场,在客户那里收集项目信息。然后根据信息进行筛选分类,生成要跟踪的项目编号,通过技术交流、背景调查、市场分析、竞争对手分析,确定是否去参与投标,不参与则结束,参与则进入第二个阶段。

第二阶段:就是把要参与的项目在技术、销售、商务等部门的协作下, 购买招标文件,分析招标文件。通过内部资源整合,与客户沟通,建立技术投标书和商务投标书,并做好投标前分析,核实偏差。

第三阶段:是销售到用户那里进行投标,投标完成时无论是否中标,都要收集信息。包括竞争对手的信息,市场部要对此进行分析,为下次投标做准备,因为这样会为下次投标价格分析更加准确,目标清晰。

第四阶段:如果项目中标,那就进入合同签订阶段,首先要进行合同审核。大家知道用户给我们的合同利益趋向是用户的,我们要分析合同中对我们有利和不利的地方。

在谈判桌上与用户协商为公司争取最大利益,最后签订双赢的合同。这个阶段是销售执行,商务辅助的阶段。

第五阶段:就是合同签订后项目执行开始的阶段了,也就是我们常说的任命项目经理的时候了。这个时候我们需要做的一件事就是合同交接,我们需要把合同内容和技术商务附件交到执行项目的工程方面。

在这个时候我们要把干系人都拉进来,做到没有遗漏,只有这样才能正确的让项目准确的运转下去。

PM如何利用项目管理工具来制作工作流程?(项目管理方法及工具)

接下来我们还要说下工程方面,这就是大家学的项目管理知识应用最多的地方了。

人员管理、进度管理、采购管理、资金管理、范围管理等等项目管理知识应用:

项目管理知识应用

第一步:任命项目经理,提出责任矩阵,分配项目经理权力。

第二步:项目经理挑选项目团队成员,任命硬件、软件、采购等各个组员,并召开协调会议分配工作。

第三步:对于我们这个行业接下来就是采购部分了,因为我们是系统集成商,我们需要按照合同和技术附件内容采购所需产品,然后按照用户需求集成成客户要用的产品。

第四步:对产品进行内部测试以及和用户进行出厂测试, 测试结束,用户签写认可报告,我们就会把货物发到现场。

第五步:在用户现场提供测试和保运服务,直到用户完整地在其工厂应用我们的产品为止。

PM如何利用项目管理工具来制作工作流程?(项目管理方法及工具)

上面说的这些都是简要的流程,关键就是每个执行步骤的输入和输出。

因为这些都是让项目顺利进行下去的必要条件和结果,没有这些整个项目就会乱掉。项目管理知识让我在制定这些流程的时候受益匪浅。

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