我们在共享服务中心建立前，通过梳理业务，明确管理需求之后，设计了应付账款管理流程。
流程起点始于申请人。由申请人提交付款申请。提交申请的时候，需要提供发票信息，相关外部证据，内部管理资料。当初没有OCR技术，也没有影像系统，所以采用纸质申请。纸质申请的缺点太多了。一天一夜也说不完。比如需要进行交接，人工签收，人工按照作业分工进行清分，尤其涉及到异地的，还需要邮寄通勤。不仅有丢失的风险，而且成本很高。同时申请单上的业务信息都停留在纸上，没有形成有效的数据。就好像财务人员守着一个巨大的数据宝藏，可惜只能用手捡。
后来饱受纸质单据困扰的公司，终于挤出了一些钱，引入了OCR技术，影像系统，这一下子鸟枪换炮了，仿佛打开了新世界的大门。其实即便不考虑管理价值的提升，单节约成本这一项，就成绩斐然。节约了纸质单据的邮寄费用，节约了单据清分的人工成本，减少纸张打印的耗材费用，还减少了审计检查工作翻阅凭证的人工成本。
扯远了，还是说回应付账款流程。
第二步，申请人提交单据后，经过内部审批。如果是纸质单据的话，需要员工满世界找老板。尤其是总公司的大佬们，那真的是满天飞。于是这种情况下，各个大佬的秘书们谁要是在分支机构、兄弟单位有认识的人，那就是牛人，可以随时远程遥控签字。申请人痛苦，大佬们和他们的秘书痛苦，其实财务也痛苦。有些有个性的大佬，那签字好比天书。所以财务人员还得练就火眼金睛，不仅要记住各个老板的签字，还得在哪天老板手抖的时候，一眼判断出这个多划出三毫米的签字是他本人的还是有人在模仿。这业务场景堪比在银行预留支票用印签字。还有如果哪个机构人事巨变，领导干部被调整，财务还得比人力的还要快速掌握新老板情况。可能业务部门还没适应新老板，财务已经狗腿的认新主了。
所以后来饱受纸质单据困扰的公司，又终于挤出了一些钱，升级搞了个报销系统。全员在线填单，在线审批。审批链系统提前设置好，该找谁签字，就自动找谁。需要特殊加签的，流程上随时加签就好了。
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