论信息系统项目的范围管理(论信息系统项目的范围管理论文)

2019年8月,我参与了某市信息化项目管理平台项目的建设。由于本人具有较丰富的项目管理经验,因此有幸被指定为该项目的项目经理。该项目投资500万元,项目周期为1年,通过该项目的建设,实现了对全市信息化项目的项目申报、项目招标、项目实施、项目验收、项目成果等阶段的全过程管理,同时也实现了党政信息化建设的相关人员、资产管理、日常维护、事务处理等日常工作进行信息化管理,进一步推动了电子政务的发展。

该项目包含了项目管理子系统、资源管理子系统、事务管理子系统、运维管理子系统等4大子系统。由于该系统仅限于该市各政府机构使用,所以该系统整体基于B/S和C/S混合架构,采用JAVA开发语言;服务器存放于该市政府中心机房,其他各政府机构采用VPN专网连接,服务器采用IBM power 720型,应用服务器操作系统采用Windows Server 2008,数据库采用Oracle 11g。在管理过程中还采用Rational Rose 2003进行UML建模,同时使用VS2010自带的团队管理器(TFS)作为项目配置管理工具。

该项目特点是结构复杂,规模大,项目干系人构成复杂。因此做好该项目的范围管理显得尤为重要。我根据公司已有的组织过程资产和项目要求,严格按照公司项目管理规定管控项目,和项目干系人充分沟通,团队成员密切协作,计划为纲,监控执行,动态调整,做好项目的范围过程,下面我就该项目范围管理过程中的输入、输出,以及在项目实施过程中的关键管控进行逐一阐述。

一、 规划范围管理

作为一名合格的项目管理者,做任何事之前都应该先做好计划。好的计划是成功实施项目的基础,因此在该过程中,我非常重视范围管理计划的制定工作,在正式做计划之前,我先查找了公司的组织过程资产,找出制定范围管理计划的模板,再结合以往项目的经验,制定出一份初步的范围管理计划,然后召集项目团队成员讨论,对计划进行修改和完善,在全体成员参与下,最终完成了一份详细的、科学的范围管理计划,用于指导如何定义、分解、核实和控制项目范围。

二、 收集需求

一个成功的项目,应该做且只做成功完成项目所需的全部工作。为了保证这一点,就需要在项目前期定义一个明确的项目范围。在项目早期阶段,我带领团队到客户现场收集需求,组织客户相关部门及我的项目团队,召开了需求讨论会,共同商讨了项目范围。因为在收集需求的时候,客户有时候对需求描述得不是很清楚,造成了双方对需求的理解有歧义,甚至有时候客户对于一些需求自己都不清楚,只有一个模糊的概念。针对这种情况,我采用原型法将收集到的需求,做成模型供客户参考确认,以此消除歧义,充分挖掘客户的需求,并基于团队自身的经验及专业知识,对客户的需求进行引导、细化,最终将其形成项目的需求文件。

三、 定义范围

基于项目需求文件,我召集项目的主要干系人进行开会讨论,同时邀请了客户代表对系统功能做出评价,通过客户的角度,去发现和改进系统的功能,以此形成最终完整的项目范围说明书,其主要包括:1项目的产品范围描述;2项目的主要可交付成果;3产品验收标准;4项目的除外责任;5项目的制约因素;6项目的假设条件。

四、 创建WBS

基于项目范围说明书,我和项目团队开始对项目范围进行分解,以形成项目的WBS。在分解过程中,我按照以下原则进行分解,为了在各层次上保持项目的完整性,我将该项目涉及的需求调研、系统设计、开发、测试等完整的模块都一一列出,避免遗漏任何一个组成部分。遵从一个工作单元只从属于某个上层单元,相同层次的工作单元应有相同的属性,工作单元应能分开不同的责任人和不同的工作内容,对于每个工作包,我都制定了唯一的负责人和工作内容,并且进行编号。另外,我把项目管理工作和分包出去的工作也一并纳入WBS中,并逐层分解。

五、 确认范围

范围确认并不是件容易的事情,在与客户沟通上,我们希望客户尽快确认项目范围以便尽快开展后续的开发工作,而客户则认为自己什么都没有看到,怎么确认呢?针对这种情况,我重点对客户的IT人员进行沟通培训,详细介绍了系统的设计情况,然后用他们的声音去向客户的领导做出介绍,这样有利于客户领导对系统范围的认可和信任,同时,在与客户的领导沟通时,我重点强调,虽然范围确认是正式的,但并不意味着项目范围就是一成不变的,不能再修改了,只要走正式的变更流程,且审批通过,都是可以进行变更的。这样就消除了客户的顾虑,便于快速、高效的完成范围确认。

六、 范围控制

基于以前类似项目的经验,我们在关键过程中进行了评审,客户代表在确认过程中也进行了签字确认,防止了无休止的范围蔓延。虽然做了这样的安排,确认了客户的需求和项目边界,但是客户在范围核实中,还是提出了一些新的需求,对于所有新增加的需求,我们均按照正式的变更控制流程执行。在该过程中,我们还加强了配置管理工作,专门配备了配置管理人员,在整个开发过程中,没有出现版本混乱、文档不全、更新错误等问题,很好的完成了范围控制工作。

经过我们团队的不懈努力,历时12个月。本项目最终于2020年8月,通过了客户组织的验收,获得了客户的好评,赢得了该市主要领导的高度肯定。本项目的成功得益于我成功的项目范围管理,总结经验如下:做且只做有助于项目成功的事情,杜绝主动镀金和范围蔓延。另外,在项目范围管理工作中还存在一些不足,比如:我们在与客户沟通方面做得还不是很到位,对需求的理解和定义花费了很多时间,好在经过我们后期的努力,并没有对项目产生什么影响。在后续的工作中,我将更加注重信息化建设项目管理知识的学习,理论与实践相结合,全面提升自己的业务水平和技术能力,全力为我国的信息化建设做出自己的一份贡献。

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