项目总延期?来看看真正的时间管理大师吧(项目经理延期)

不知道你在管理中有没有遇到这个问题:明明商讨制定了任务时间,却还是不能按时完成,导致项目总会延期,这是为什么?时间都去哪了?

据统计,一个典型的美国办公室工作者,每个工作日只能完成90分钟真正有意义的工作。你没看错是90分钟,1.5小时。需要说明的是,美国办公室白领应该算是世界范围内的高效人群,在其他国家可能实质工时更少。

项目总延期?来看看真正的时间管理大师吧(项目经理延期)

如果你认为工时管理就是让员工每天下班上报8小时,那你对工时管理的理解可能还仅是个新手。因为这些工时可能包括员工去洗手间、去茶水间、工作沟通所消耗的时间,另外,还有大量时间都浪费在各种分心事务上,比如阅读新闻、处理无关邮件、回复微信等。

我们如何改善我们面临的问题?

盯岗扣工资的方式已经过时——在互联网时代,尤其是当下的移动互联网时代,员工几乎不可能不受干扰地工作。

爱因斯坦说过:在提出问题的角度上永远都找不到解决问题的办法。因此,最好的解决办法是转换思路,以目标为基础,用基于价值管理来代替时间管理。

我们可以采用更适合开放、扁平化工作团队的OKR管理。把管理中心从工作时间转移到生产力上,专注于员工最终目标的完成情况,而不是死盯着他们眼下正在做什么。

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当然,如果必须要统计工时,我们则要根据具体工作来做出针对性统计,这样可以对工作基线进行良好的控制,以判断单个工作的成效,可以保证时间管理输出。

不仅如此,还需注意上报工时的可行性。尽管每天工作8个小时,但根据实际效率,实施项目所需的时间可能是6个小时或4个小时。报告的小时数是在项目上花费的实际时间,而不是工作时间。这样才更贴近实际情况,更好的把控项目工时以及后期的项目成本核算。

工时管理不仅可以用来计算项目的人力成本,还可以帮助员工公平竞争,多劳多得,有效提高中层管理水平,并让决策者把控全局。不仅如此,在项目的各项成本中人力成本是核算项目成本的重担,整个企业管理的每一步都建立在工时的基础上。所以我们有必要在项目的执行过程中准确了解工时耗用情况!

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一般来说,工时管理包括三个部分:分工、工序和工时。这三个相辅相成,相互促进和影响。当你遇到工时管理的瓶颈时,不妨从以下三点寻找原因:

1、分工管控

根据项目成员的技能,性格和工作特点,安排他们到最合适的岗位,充分利用自己的优势。合理的分配人力资源,使得人才各尽其用,各项工作顺利进行。

分工管理是对管理者工作经验和识人、任人的重要考验。合理的安排不仅可以团队效率最大化,而且可以激励成员获得成就。欠妥当的安排不仅会阻碍项目的实施,而且还会带来许多棘手的人事问题。

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2、工序管控

对项目执行过程中的任务顺序、流程和时间节点的管理,从而提高项目的整体运作效率。

通过合理的任务分解和人员调配,使人员、机械设备、材料、工作流程、工作环境达到有效的平衡,减少不合理的过程环节,以减少团队的整体工作时间,提高企业的整体效率,使企业创造最大的利润。

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3、工时管控

对员工连续工时内工作的数量、质量进行有效的登记统计、审核分析和应用优化。

通过时间管理和控制,可以不断挖掘单位时间内员工的劳动价值,提高员工的工作效率,即提高单位时间内完成任务的数量和质量。

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以上三个方面是工时管理的三个维度,全面把控好,工时管理才算到位。当然,实际执行项目工时管理的过程不会这样拆解,往往统一考虑,但绝不等于仅仅管控一个上报的工时数。

随着企业信息化管理的不断深入,信息化管理工具也成为了我们的首选,有谱项目管理软件,覆盖PMBOK五大过程、十大知识域,包含项目范围管理、进度管理、收支管理、工时管理、物料采购管理、风险管理等功能;以收支数据为主线,打通CRM客户、订单管理和费用支出管理;为企业提供了一站式项目管理解决方案。

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