高效项目管理模型:一个目标,两个关键、三个方法(下)(什么是项目管理的三大目标-它们在)

三个工具,分别是思维导图,微软的Project软件和一页纸项目管理。

思维导图在整个项目管理过程中可以发挥重要作用,最典型的案例是波音747飞机的设计。按照以往的管理方法,这样一个大型的项目要花费6年的时间。但是,通过使用思维导图,波音们的工程师只使用了6个月的时间就完成了波音747的设计!

MS Project软件顾名思义,用于项目管理有效利器。可以制作进度计划,费用预算与项目管理报告等。

从价格上来讲,MS Project标准版超过人民币五千元,专业版超过一万元。对一些小项目来说,不管从价格上还是功能上讲,都是有点杀鸡用牛刀的感觉。这种情况下,一页纸项目管理就是最合适的工具了。一页纸项目管理基于Excel,不挑版本,兼容性好,几乎零成本,麻雀虽小,五脏俱全。对小项目的整体管理非常简单有效。

下面以制定进度计划为例分别介绍。

高效项目管理模型:一个目标,两个关键、三个方法(下)(什么是项目管理的三大目标-它们在)

思维导图概述。

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思维导图是逻辑思维和形象思维的外在反映。

对于大多数人来讲,如果没有经过一定的练习,思维的条理性会比较弱,不系统,就像图中的乱麻一样。思维导图可以结合左右脑的特点,帮助建立结构化和系统化的思维。但是,必须要理解,是逻辑思维和形象思维的水平,决定了思维导图的应用水平,而不是相反。

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思维导图的本质是思维可视化工具,可以有不同的展现形式。由于展现形式差异,分别有思维导图、思维地图和概念图的称呼。这些叫法很重要吗?不是!最关键的是要理解,它们都是思维可视化的外在展现形式。当然,发挥的作用和适用场景也会略有不同。

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典型思维导图的画法非常简单,5-10分钟就能了解大概。但就像郭德纲说的:”相声这门手艺,入门很简单,因为山门在平地上,但是要想学好可不容易,那得爬山,舍得付出才能看到庙门,离登堂入室还早着呢“。思维导图的情况大致也是如此。

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上面7个句子的理解,调用的是左脑的逻辑思维,高亮颜色刺激的是右脑形象思维,相互结合,易于加深对关键词的认知。如果用图形展现绘制思维导图的规则,就更容易理解和记忆了。随着思维导图水平的提高,可以灵活调整和跨越一些步骤,前提是要把握住思维可视化的基本原则。

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思维导图的展现形式常见的有如下10种。

左侧8种一般称为思维地图,用于思维启蒙比较有效,一般用于青少年思维导图学习;右上角是典型的思维导图;右下角是概念图,用于理解概念之间的关联,建立知识体系很有帮助。

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思维导图是创建WBS的高效工具。

下面以一个企业并购的例子来讲解如何用思维导图建立WBS,具体应用见视频链接。

https://m.qlchat.com/topic/details?topicId=2000008912162691 (软件录屏过程中因为环境比较嘈杂,所以有几段做了静音处理)

有朋友反馈这个例子有点难,大多数人平时都接触不到并购。在此说声抱歉。因为正在研究这个领域,偷懒顺手拿来就用了。

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MS Project软件

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软件的演示和应用见视频链接。

https://m.qlchat.com/topic/details?topicId=2000008912162691 (软件录屏过程中因为环境比较嘈杂,所以有几段做了静音处理)

最后形成项目的进度计划甘特图,图中红色的横道代表关键路径。如果把所有二级大纲合起来,就是整个项目的里程碑视图,非常简便。

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一页纸项目管理

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对于小项目来说,一页纸项目管理就是最合适的工具了。基于Excel设计,使用很简单。不挑版本,兼容性好,几乎零成本,麻雀虽小,五脏俱全。对小项目的整体管理简单有效。

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第一步,填写项目的名称、主要目标、项目负责人、完成时间,汇报日期。

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第二步,填写项目组成员的名字。

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第三步,填写表头,包括: 分项目标、从目标分解出来的主要任务、预计日期、项目成本、定期的总结和下一步展望。

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第四步,填写由总目标分解来的详细的分项目标。

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第五步,填写从目标分解出来的主要任务。

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第六步,填写项目目标与任务之间的关联性。注意一定要用插入圆圈符号而不是插入图形,便于后续更新和修改。如果一项任务没有与之对应的目标,需要检查这项任务存在的意义。

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第七步,填写项目起止时间。

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第八步,填写任务的起止时间,注意一定要用插入圆圈符号而不是插入图形,便于后续更新和修改。

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第九步,填写项目组成员对某项任务的责任,类似于RACI矩阵。A代表对该项任务负责,B代表优先度较高,C代表优先度较低。

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第十步,填写定性任务或者整个项目过程中一直都持续进行的任务。

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第十一步,填写项目预算与实际花费。

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第十二步,填写项目阶段总结与下一步展望。

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整体填完的一页纸项目管理计划如下图所示。

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一页纸项目管理报告举例。

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当前更新日期。

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定量任务当前完成状态。实心圆代表完成,空心圆代表计划。时间线左侧的空心圆代表该项任务未完成,延期。

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定性任务当前状态。绿色代表安全或者按计划进行;黄色代表提醒注意;红色代表警戒,可能或已经失控。

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项目费用当前状态。绿色代表安全或者按计划进行;黄色代表提醒注意;红色代表警戒,可能或已经失控。

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最后是项目的项目阶段总结与下一步展望。

但是,一页纸项目管理有它的局限性。一旦主要任务超过30行,同时任务之间有较强的逻辑交叉关联的时候,它就不再适用,建议大家使用MS Project。

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核心内容回顾

高效项目管理模型:一个目标,两个关键、三个方法(下)(什么是项目管理的三大目标-它们在)

我们介绍了一个目标,两个关键和三个方法的高效项目管理模型。

其中一个目标和两个关键是方向。大方向不能错,这是基石!

三个方法侧重于提高效率,分别是人、流程和工具。

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一个目标是企业的生存与发展。

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两个关键:

第一个关键是选择正确项目,必须确保所选择的项目与企业战略和目标保持一致。

关键之二,在选择正确项目的基础上,正确推进项目管理,必须要关注的核心要点。

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三个方法是人、流程和工具。

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项目经理很重要,一将无能,累死千军!

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每个项目经理都需要成为九齿钉耙!

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不仅仅是项目管理的技能,还需要掌握商业和战略知识与技能,具备领导力!

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项目和事打交道,更要和人合作,情商必须高。

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项目经理的至高境界是“在不到该做什么的时候,也知道该如何行动”!

如何做到?来自于对项目管理五大过程、十大知识领域的本质理解和实践应用经验。

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项目的五大过程贯穿于整个项目的生命周期。

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理解项目管理十大知识领域就在一个“赢”字。

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工欲善其事,必先利其器!

思维导图,MS Project软件和一页纸项目管理是最好的助手!

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