一
会务接待是行政管理工作中最复杂的工作之一，每一次会务活动都需要从0开始，如对接来宾到达时间、订食宿、写行程安排、会议中发言稿准备、主持词、对接广告公司……
既然会务接待涉及到许多方面的工作，又偏向于常态化，那如何提升会务质量、会务能力，让原本复杂的会务工作变得轻松一些，就需要寻找一个办法。
这个办法就是将会务接待各项工作标准化起来，让会务工作筹备从1开始，通过对每个环节细节打磨，让会务能力越来越强。
完成会务接待工作不是一人作战，而是团队化式的。所以，会务筹备第一步，就是团队内部分工。
二
通常情况下，会务工作分为会议准备、文字材料及各方协调、宣传报道及后勤保障等。按照这一思路，内部标准化分工共分为五组，他们的各自的职责内容是：
01 综合协调组
- 负责整体策划、综合协调及重大活动的联络工作；
- 负责领导参会活动的组织安排和讲话材料的编写工作；
- 负责各部门的综合协调、任务督查等工作；
- 负责会议指南、会务各种证件的制作、管理和发放工作；
- 负责领导小组日常工作。
02 会议活动组
- 负责会场的预定、布置及费用核算；
- 负责对接、安排礼仪人员的工作；
- 负责会议开始前的签到组织工作；
- 负责对接会议主持人会务流程及各项事宜，并安排好签约文本的收集、整 理；
- 负责会间会务音乐、话筒、会务背景PPT切换等后台操作。
03 考察活动组
- 配合综合协调组，分管负责考察活动方案、牵总、组织工作；
- 负责落实与对接参观考察本地企业；
- 负责落实本地知名企业参会，并做好座谈发言准备工作；
- 负责落实考察活动板块新闻报道工作；
04 宣传报道组
- 负责会议期的录像、摄像、小视频等工作（可外包、需对接）；
- 负责会议前期、中期和末期的新闻通稿的发布工作；
- 负责对接外部各媒体、报社，会议宣传资料的分享等；
- 负责对接广告公司，做好会议现场所需广告物料的制作；
05 后勤保障组
- 主要负责财务、来宾住地的预订、会议期来宾报到、食宿、车辆安排等后勤保障工作；
- 负责落实当地参会人员的邀请；
- 负责大会的各类费用的预算编报工作；
三
《会务工作内部分工标准化明细表》预览：
以上内容，有几点注意事项：
01 较适合于大型会务活动，包含的环节有现场考察、大型会议、住宿、车辆、餐食等；
02 本表亦适用于微小型接待考察活动，可将“小组名称”更换为“责任人”，删掉“小组成员列”；
03 会务活动虽相似，但也存在差异，需要根据实际情况，对“工作任务”列修改；
04 如果工作人员有限，在保障不重叠的情况下，可以安排一人多职。
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《会务工作内部分工标准化明细表》文件下载方式：
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以上，
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