电子招标投标平台对国有招标代理机构财务管理的影响（电子招标投标平台对国有招标代理机构财务管理的影响）

编者按：

文章介绍了研究的背景与意义，结合中招国际建设电子招标投标平台的案例，分享了平台建设的基本考虑和运行原理，深入分析在平台支撑下财务管理的内容、职能、工作方式、监督风险等方面的转变，旨在为招标代理开展财务管理提供参考。

一、绪论

（一）研究背景

近年来，我国招标事业取得了长足的进步。但招标过程流程复杂、运作成本较高。2013年《电子招标投标办法》及所附《电子招标投标系统技术规范》正式颁布，2015年国家发展改革委发布《关于扎实开展国家电子招标投标试点工作的通知》（发改法规〔2015〕1544号），推广传统招标投标行业电子化，应用现代化技术搭建出更加高效、便捷的电子招标投标平台是大势所趋，也是《招标投标法实施条例》明确要求的重要任务。

（二）研究目的及意义

传统的业务模式下，业财脱节，各自为阵，财务人员完全依靠业务部门提供的信息或单据收退保证金、确认收入、处理费用等，处于一种相对滞后的状态，且工作重复性强，工作效率低，监督不到位，基本无法起到管理与监督的作用。随着业务模式的改变，迅速调整财务管理模式，推动转型升级，使财务同业务实现协同发展，是财务管理的要求和期望。

只有细致研究与分析新业务模式下财务管理如何转型升级，才能在实际工作中更好地利用现有平台融合财务管理职能，提高财务运行效率，转变财务职能，全方位提供业务支撑，迅速调整财务管理方向，为企业发展战略提供有效支持。更好地践行国企员工职责，响应国家号召，优化营商环境，减轻投标人的资金压力。

二、中招国际电子招标投标平台的建设情况

（一）中招国际电子招标投标平台的建设背景

随着信息化的普及和互联网的出现，对电子招标投标平台的需求呼之欲出。国家先后多次以不同的方式提出要开展国家电子招标投标试点工作。

中招国际招标有限公司（以下简称中招国际）作为招标投标行业的领头羊，作为一个负责任的国有企业，响应国家号召、适应时代发展要求，全力发展电子招标，并基于业务平台逐渐融合管理职能，将公司职能部门和对全国三十多家分公司的监管纳入平台管理，实现业务与财务的全流程一体化。

（二）电子招标投标平台的介绍

电子招标投标是指根据招标投标相关法律法规规章，以数据电文为主要载体，应用信息技术完成招标投标活动的过程。

中招国际电子招标投标平台基本实现了所有招标业务全流程线上交易，从项目跟踪、建档到线上完成全部招标、投标、开标、评标、定标等过程。在财务方面实现了在线收退保证金、在线缴纳标书款、开具发票、专家库管理等，电子招标投标平台完全克服了投标人、专家等因地缘限制带来的不便利。

（三）电子招标投标平台财务模块的设计及业务衔接

所谓电子招标投标平台与财务衔接即结合实际业务财务流程，将财务功能与业务系统有效整合，将电子招标投标平台扩展成为集业务、财务、内控等为一体的管理平台。中招国际将电子招标投标平台与银行、税控软件、财务软件对接，实现了在线收款、在线开票、自动生成凭证等功能。

1．标书款在线收取与发票在线开具

招标投标平台与财务软件和税务开票系统对接，投标人在线缴纳标书款，财务人员实时查看收款状态，并在收到款项时点击确认收款。招标平台接到确认收款指令后将标书款到账信息传递到财务软件并自动生成记账凭证，同时将发票信息传递到税务开票系统自动开具发票，投标人只需在平台上下载电子发票即可。

2．投标保证金的线上收取与清退

系统根据投标项目、投标人名称随机给投标人分配唯一的虚拟账号，符合条件的投标人将投标保证金汇入专属虚拟账号后，即可有参与投标的权利，同时系统完成记账凭证自动生成操作。当开评标完成后，财务人员批量点击退保证金，所有未中标投标人的保证金全额连同保证金利息原路退回至投标人，已中标的投标人，保证金扣除中标服务费后的剩余款项按原路退回至投标人，开票信息则传递到税务开票系统后实现自动开票，记账凭证全部自动生成。

3．专家劳务费的支付

招标投标行业中，专家费的支付历来是财务管理和内部控制的黑洞，以往现金支付专家劳务费后再报销，几乎无法验证费用的真实性，电子开标评标系统上线后，专家库中将专家的身份证号及银行卡信息维护好，即可实现评标完成后在平台上对专家点对点支付。

4．成本费用的审批审核

基于电子招标投标平台成熟的审批审核流程以及安全的电子签章模式，将OA功能集成到招标投标平台中，成本费用单据采用电子传递的方式，通过平台上预先定制的审批审核流程，直至财务支付，同样自动生成记账凭证到财务系统。

5．资金管理

将分公司的资金权收归总公司管理，所有成本费用通过线上审批审核，由总公司财务授权支付。

三、电子招标投标平台下中招国际财务管理的转型分析

（一）中招国际的传统财务模式及平台使用情况

传统的招标投标行业财务工作体现为工作量大、内容单一，财务职能重服务、轻管理。

以中招国际收退保证金为例，传统保证金收退基本都是通过电汇形式，业务人员开标前通常会要求财务进行查账确认，退保证金时向财务提交退保证金的申请并在申请单上写明投标人的名称、银行账号信息、金额等，财务人员对信息进行查实并记账汇款，从发出申请到汇出款项需要五道工序，其间会不时出现业务人员将单据做重、保证金没有到账、金额输错、银行信息有误等情况，财务人员反复确认、通知、修改，工作格外繁重。此外，投标人付款时不写任何附注，随着时间的推移，造成公司累积不少不知品目又无人认领款项，近年来，公司花费大量人力物力清理老旧投标往来款。因此，巨大的业务量以及业务财务脱节的模式，让财务部门不得不花费大量精力完成日常基础工作。

2016年电子招标投标平台项目启动，2019年8月电子开评标业务开始逐步投入使用，后经不断完善，基本形成了财务业务为一体的全流程系统。新冠肺炎疫情暴发后，电子招标投标平台发挥了极大的优势，也迅速得到了业务部门和分公司的广泛应用，足不出户即可完成开标、评标、开发票、收退保证金等，在新冠肺炎疫情的大环境下，中招国际业务量不降反升，财务工作丝毫没有停滞， 2022年中招国际投标保证金已全面实行线上收退。

（二）电子招标投标平台下财务模式的转变

电子招标投标平台上线后，财务模块作为其中的一部分，财务与业务有效结合起来，业务人员从平台上可以实时监控投标人的汇款情况及项目进度，财务人员根据到账情况点击确认即可，发票开具与记账工作全部由系统自动完成，以往三个人的工作只需一个人就能轻松完成。专家劳务费无需专人录入信息计算税额，费用报销不会因领导出差耽误报销进度，几乎所有的会计凭证制单工作由系统根据既定的模板自动生成，财务人员从繁杂的基础工作中解脱出来，不仅是工作效率上的提升，在准确率上也实现了质的飞跃，彻底避免了人为错误的可能。

（三）电子招标投标平台下财务职能的转变

传统模式下，财务人员疲于应对大量的重复性基础工作，无暇分身核心的财务管理，电子招标投标平台上线后，重复性工作被系统取代，财务部门的工作重心就有条件转移到管理会计方面，即从核算型财务转变为管理型财务。

电子招标投标平台的使用，可以使大数据的效用充分展现出来，招标投标项目数据的收集和多维度展示，可以为财务分析提供强大的数据支持，财务人员将侧重于更好地进行企业经营全面预算、出具财务分析报告、为业务部门的考核提供有效的数据支持，为企业管理进行过程控制和绩效分析等，更侧重于服务公司的管理层，为企业战略决策及精细化管理提供有效信息。

企业资源的整合以及集中化管理为进一步降低资金占用成本，有效利用结余资金再投资将对企业经营多元化、降低业务单一风险等方面具有深远意义。

（四）电子招标投标平台下财务监督方式的转变

传统意义上的财务风险在电子招标投标平台下变得不再隐蔽，全流程透明管理使得很多在传统财务监督和内部控制中难以发现的问题，在电子招标投标平台下不再具有产生的条件。系统设定的审核审批流程避免了传统模式下人为控制流程的弊端，前一流程未完，无法进行到下一流程，财务审核无需关注审批流程是否齐全。

在电子招标投标平台背景下，财务管理将由分散性转为集权化，以中招国际为例，全国各地三十多家分公司，各自为阵，财务独立管理，在传统模式下对分公司的监督管理依靠远程看账、实地走访、定期培训等方式。新的平台模式下，地缘因素已经不再成为监督的障碍，所有分公司收归总公司统一监管，业务数据、财务数据全部在平台上一目了然。分公司投标保证金由总公司统一收退，实现了资金的统一管理和调配，必要的资源整合和流程再造不仅降低了各自为阵造成的资源浪费，更杜绝了由于异地监督不到位造成的经营风险。线上审核审批的实现把分公司成本费用开支全部纳入统一监管，减少了分公司传统模式下业务支出因审批不便利造成的补签字、事后汇报甚至分公司独自为大缺乏监督的风险。

新的模式下，财务监督将从事后发现转移到事前防控和事中控制，财务人员将致力于制定更完备的财务制度、更有效的审批流程和更标准的会计流程。

（五）电子招标投标平台的应用对落实廉政建设的深远意义

电子投标平台公开透明的招标投标流程，充分体现公平、公开、公正的竞争原则。全流程线上管理也有利于主管部门和有关单位对招标投标工作进行监督管理。

规范的评标专家管理，系统根据项目需要随机抽取专家并自动发送评标邀请，任何人在评标前都不知晓评标专家名单和信息。开标、评标全程线上完成，专家与投标人、招标人、代理人等几乎无需现场见面，保证了评标的独立性。因电子招标投标平台与财务系统对接，专家劳务费根据平台抽取专家名单发放，有效杜绝了冒充专家领取劳务费的违法行为。

近年来，中招国际严格贯彻落实国家方针政策，改善营商环境，尤其对中小微企业，坚决不产生应付款项，电子招标投标平台的应用使项目投标保证金的收退实现更有效的管理，一改以往线下项目财务与业务脱钩，资金与项目难以对应的状况，平台清退保证金有效缩短保证金退付流程，充分保障投标人权益。

电子招标投标平台的使用也进一步促使招标代理机构人员严格遵守法律法规和职业道德，对国有招标投标企业廉政建设有着深远影响。

四、结论

（一）研究概括

本文以中招国际电子招标投标平台为案例，研究了伴随着业务管理平台与财务功能的融合，财务管理发生的变化，本文认为电子招标投标平台与财务的融合，极大提高了财务人员的工作效率，有效降低了人员成本和时间成本。财务核算被系统取代后，财务职能将向管理会计转变，财务人员可应用专业知识，利用庞大的平台数据资源，进行分析研究，为公司管理层作出决策提供更有效的数据支持。

电子招标投标平台的应用使资金全部集中管理，使企业可利用的资源整合更便利，充分盘活资金，最优化配置，降低资金占用成本，为公司多元化发展奠定基础。电子招标投标平台的应用使财务管理集权化，财务流程标准化，政策法规在系统设计中予以体现，有效降低公司的经营风险、资金安全风险和异地管理风险。电子招标投标平台进一步保障了投标人的合法权益，切实做到了投标保证金的专款专用和及时清退，为有效落实国家大政方针、改善营商环境提供有力保证。

（二）研究局限

本文研究仅限于招标代理机构，且专注于一个企业的案例，视野较窄，可能不具有普遍性；研究时部分功能仍处于研发试用中，且基于比较理想的运行环境，忽略实际工作过程中衔接偶尔不顺畅、使用者误操作、第三方支付平台诚信风险等给企业带来的经营风险等。