介绍一个企业级知识管理平台–Confluence功能、特性及常见操作(企业知识库管理软件)

概述

之前的公司使用Atlassian开发的Confluence作为企业知识管理与协同软件,通过它可以实现团队成员之间的协作和知识共享。用来写周报,项目管理啥的还是不错的。

在这里简单介绍一下Confluence的功能和特性,后面介绍下windows环境怎么安装部署。

介绍一个企业级知识管理平台--Confluence功能、特性及常见操作(企业知识库管理软件)


1、概念

Confluence为团队提供一个协作环境。在这里,团队成员齐心协力,各擅其能,协同地编写文档和管理项目,实现组织资源共享。

Confluence的使用并不复杂,只需掌握如下几个基础概念。

介绍一个企业级知识管理平台--Confluence功能、特性及常见操作(企业知识库管理软件)

空间(Space)

空间是Confluence系统中的一个区域,用于存储wiki页面,并可实现对空间中的所有文档进行统一的权限管理。

通常,我们可以针对每个项目单独创建一个空间,然后将与该项目相关的文档信息放置到该空间中,并只对项目成员开设访问/编辑权限。

除了项目空间,每个成员都有一个个人空间。平时成员可以将工作总结或笔记等文档放置到自己的空间中;对于对团队有帮助的文档,就可以将文档移动至团队项目空间中。

Dashboard

Dashboard是Confluence系统的主页,在Dashboard界面中包含了Confluence站点中的所有空间列表,以及最近更新内容的列表。

页面(Page)

在Confluence系统中,页面是存储和共享信息的主要方式。页面可以互相链接、连接、组织和访问,并以树状结构进行组织,放置于空间之中。

页面遵循所见即所得的编辑方式,操作上简单易用。更强大的地方在于,页面支持大量的内容展现形式,除了富文本文档外,还包括图表、视频、附件(可预览)、流程图、公式等等;如果还不够,还可以通过海量的第三方插件进行扩展。

在页面中可以通过@其它成员,通知相关成员查看文档。文档保存成功后,被@的成员就会收到邮件,并可根据邮件中的链接访问到该文档,然后进行评论或者协同编辑。

模板(template)

创建页面时除了采用空白文档,也可以选择模板。模板是在空白文档的基础上,根据特定需求添加了一些文档要素,可辅助用户更好更快地创建文档。

Confluence内置了大量的模板,可辅助用于项目工作的各个环节,包括产品需求、会议记录、决策记录、指导手册(How-to)、回顾记录、工作计划、任务报告等等。并且由于Confluence和JIRA是同一家公司的产品,在Confluence中可以和JIRA进行无缝衔接,实现对产品质量实现更好的展现。

如果对Confluence自带的模板不满意,还可以对模板进行调整,或者根据自己的需求创建其它类型的模板。

权限(Permission)

在安全性方面,Confluence具有完善和精细的权限控制,可以很好地控制用户在Wiki中创建、编辑内容和添加注释。

权限控制分3个维度,分别是团队(Group),个人(Individual Users),匿名用户(Anonymous)。

使用团队级的权限控制时,需要在Confluence服务器中对公司员工进行分组,好处在于配置比较方便,只需要对整个团队进行统一的权限配置。

但在实际项目中,经常会存在同一个项目包含多个跨团队成员的情况,这个时候就不适合采用团队权限配置方式,只能采用逐个添加成员的方式,并对各个成员分别配置权限。

另外一种情况,就是对于未登录的用户,以及项目成员以外的用户,可以开设部分权限,例如只读(View)

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概念特征

空间: 分布式存储知识;

页面: 用简单的符号来描述你的想法;

共享:和你的团队快速的协作;

搜索: 跨页面,注释和附件间的搜索;

组织: 高效地创建灵活的页面结构;

注释: 进行小组讨论;

重获: 容易找到你需要的信息;

导出: 页面乃至整个空间可以导出为HTML, PDF, XML文件;

重构: 高效的信息操作;

安全: 高级的权限和安全性;

通知: 通过mail/RSS来跟踪页面的内容变更;

定制: 颜色,风格,整个站点的布局都可以定制;


常见操作

熟悉了Confluence的基础概念,基本上就可以摸索着对Confluence进行上手了。不过,为了减少摸索时间,在这里我再将Confluence中的常用操作进行说明。

1、创建空间(Space)

新建一个项目时,首先要做的就是创建一个空间,并进行初始化配置。

创建空间的方式很简单,可以从顶部菜单进行创建:【Spaces】->【Create Space】;也可以从Dashboard页面的Spaces页面中进行创建。

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进入创建空间页面后,需要选择空间类型。这个需要根据空间的用途进行选择,对于团队协作的空间,推荐选择“Team Space”,如果实在不知道选择什么类型,选择“Blank Space”也是可以的。

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然后是填写空间的基本信息。所有类型的空间都有两个必填字段,Space name和Space key。Space key可以理解为空间的ID,不同空间的Space key不能重复,但Space name是可以重复的。

2、配置空间权限

创建空间后,根据项目需要,可以给空间设置权限。只有空间的管理员才能对空间权限进行配置。

操作方式如下:首先进入空间的页面,在空间左下角中,【Space tools】->【Permissions】,进入权限管理页面。

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Confluence的权限控制比较完善,可以根据团队规范进行较为精细粒度的设置。

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3、添加文档

在Confluence中文件以树状结构进行组织。

推荐的创建方式是,先进入父目录的页面,然后再点击【Create】进行创建。在创建文档页面中,可以看到新建文档的“Parent”,表示新文档创建后将位于“Parent”文件的下一个层级中。

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在新建文档时,需要选择文档模板。这个就根据文档的实际类型或用途进行选择即可,如果觉得都不合适,就选择“Blank page”。


confluence是一款针对企业的wiki,可以做技术博客,发送文章,下面评论,点赞.也可以作为公司内部的团队协作软件,在线编辑word,execel,ppt等。这个功能与腾讯的在线编辑word,execel类似。但是它的功能更强大,公司有需要的话可以试一下这款产品。

后面会介绍下怎么搭建confluence平台,感兴趣的朋友可以关注下!

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