病案示踪管理系统在病案流转管理中的应用
上海市第六人民医院 陈文捷
病案示踪管理系统以条形码自动识别技术为基础，应用到病案管理的各个环节中，包括回收、整理、上架、提供、归档等等，通过系统保障各环节中数据的及时性及可靠性，从而使病案管理人员掌握病案的流向和使用情况。另外，通过对示踪系统数据进行科学的分析，可以帮助病案管理决策部门发现存在的问题，并以此为据制定新的管理模式，分配医疗资源，改善服务流程、提高服务质量。[1]
1 病案管理存在的问题
我院原病案管理流程，其各环节一直釆用人工管理，手工登记。而手工登记、检索往往费时费力，且存在工作效率底下，错误率高、信息不全等问题，无法有效追踪病案。
2 病案示踪管理系统的应用
我院整理原有病案管理环节的缺陷和问题，以医院信息系统的数据平台为基础，借鉴其他三甲医院病案管理软件的优点，结合我院实际情况，于2018年底起试运行及完善病案示踪管理系统，如图1所示将条形码自动识别技术成功地应用到病案管理的回收、整理、入库、归档、借阅、归还等业务环节中，提高了数据采集和信息处理的速度，保证了运行环节中的准确率，为医院管理者提供详实、准确、及时的基础数据。[2]同时增加了可视化病案示踪轴，可以定位病案的状态和当前位置，为病案流转管理提供了信息保障。最后管理人员可以通过系统生成各环节质控报表，便于完善病案管理。
图1 病案示踪管理系统辅助病案流转管理
2.1病案签出、签收环节
原始数据取自HIS系统，包括出院病人数据、护士签出数据；病历回收后按条形码进行签收核对，系统自动记录签收信息，起到取代出院病历签收本的功能，同时设计有催缴模块，对未签出、签收病历检索并打印催收通知，确保病人出院后病历及时回收至病案室，同时统计全院出院病历24~72小时回收情况，可以对护士签出、病案统计室签收部分进行质控统计，力求在签出、签入两方面进行示踪监控，杜绝遗漏情况。
2.2整理环节
依据签收数据，整理组工作人员通过病案首页条形码进行核对，系统记录确认时间、份数，可产出相关工作量报表。同时在病历整理过程中，发现病历整理问题，如病历整理内容缺项、病历内容打印不清，化验单未按要求粘贴等情况，可通过病历整理整改模块签发病历整理整改单，相关整改内容会于临床护理部病历签出界面提示其及时处理。管理人员可依据条件生成质控报表，查看逾期整理、病案整理问题科室分布等情况，便于完善病案流转管理。
2.3病案质控环节
因我院首页审核系统与示踪系统无法关联，所以采取在示踪系统中设计质控模块作为解决方案，系统可统计需质控病案列表，首页质控人员扫描条形码录入首页病案号核对，如首页有问题可在此条数据后登记错误项目，并可生成相对应分科统计数据。
2.4病案入库环节
工作人员可以按条件查询需入库病案列表，再通过扫描病案首页条形码核对，并可实时查询未入库病案情况，便于及时发现、解决问题。针对已核对完成的入库病案数据，自动生成病案入库情况，包括入库时间、入库地点、入库人员等信息，同时依据入库仓库不同自动生成对应箱号，便于入库管理查询。
2.5病案复印环节
将病案复印模块分为复印登记、复印收费两大模块，其中登记模块可记录申请人的申请信息、病案统计室相关操作人员信息，可区分个人或机构申请者、是否为自取或复印邮寄服务的申请。收费模块可依据复印张数、收费模式自动计算复印费用，两者可分时进行，满足不同需求。
2.6病案借阅环节
运用条形码进行病案借阅申请、审核、借出和归还的管理，满足病案借出及室内阅览的需求，并能对病案利用及逾期归还情况进行统计，同时逾期未归还病案通过院内短信平台进行催缴。
2.7病案定位功能
如图2所示，系统将病案流转过程以示踪轴形式显示，直观显示病案当前所处状态，帮助工作人员快速准确定位病案位置，也为其他模块提供数据支持。
图2 可视化示踪轴
3 成果分析
3.1缩短病案查找时间，提高工作效率
我院原有的病案流转管理全是人工操作， 需要多名病案管理人员手工合作完成，容易产生错误且效率低下。2018年下半年应用现行系统后：
3.1.1病历签收环节
24小时签收率高达99%以上（图3），病历签收人员签收时间缩短63.94%（图4），并能通过系统提示及时催缴未签收病历。在提高工作效率的同时避免了人工失误。
图3 出院病案24小时签收率变化情况
图4 病历签收时间变化情况
3.1.2病案查找环节
运用可视化示踪轴，实时监控病案流转过程，可第一时间定位病案位置，省去翻找纸质登记本的时间，有效缩短60%病案定位工作时间，并防止病案丢失。
3.1.3病案复印环节
利用身份证读卡器配合病案示踪管理系统，规范化了复印登记内容，使后台工作人员能高效定位所需复印内容。同时，可通过申请时间、目的等字段查询未复印病案，便于督促复印人员及时完成。
3.1.4病案借阅环节
取消所有纸质环节，申请人在HIS系统或病案示踪管理系统申请借阅，审核人员，借阅人员可通过示踪系统确认所需借阅病案的状态，完成审核和借阅。
3.2规范了病案管理流程
病历送至病案室后，病案管理人员通过病案示踪管理系统扫描每份病案的条形码，完成病案流转各环节交接。通过病案示踪轴，显示病案流转的各个环节以及其相关负责人，做到有迹可循，责任到人。同时系统可查询各环节未完成的病案，可提醒相关负责人及时完成。
3.3 保障病案管理质量
系统针对病案签收、借阅等环节增加质控报表，对逾期完成的病案有所记录，方便病案管理人员发现问题，及时整改，为提高病案管理质量打好坚实的基础。
4 总结
我院病案示踪管理系统实现了病案流转数字化管理， 从而使流转各环节中病案安全性、病案管理基础数据的准确性得到了加强，且提高了工作人员的工作效率。同时通过各种质控数据的产出，协助我科完善了病案管理质量，推进了医院数字化管理进程。
参考文献：
[1]谢晓明.示踪系统在病案管理中的应用[J].医疗装备,2017,30(5):58-59.
[2]陈俐,吕红梅等.条形码自动识别技术在病案管理中的应用[J].海军总医院学报,2005,18(4):236-239.
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