发现ERP系统合同管理的五大优点(erp系统中合同管理过程中)

发现ERP系统合同管理的五大优点(erp系统中合同管理过程中)

河北亿利集团自企业资源计划(ERP)系统使用5个年度以来,公司财务对各项数据的分析提高了效率,对公司领导决策提供了有利保障。企业于去年对ERP再次升级,增加模块管理,顺应了时代潮流,同时也顺应了主机车厂的审核要求,比如质量管理、设备管理、合同管理等等。结合近年的实践,笔者认为,ERP系统合同管理对公司业务方面有五大好处。

依据合同类别随时跟踪

就河北亿利来说,合同包括材料采购合同、产品销售合同、价格合同、模具合同、设备合同、工程合同、仓储配送合同、运输合同等八大类别。ERP系统管理的主要功能体现:在合同登记查询环节,方便查看合同签订情况;在执行环节,可随时跟踪合同的实施执行情况;可利用工程、设备、模具合同等有合同总金额的登记结算单,跟踪合同的付款情况。

合同工作台实现共享 

合同签订后就具有法律效力,如果没有专人专管合同,会给公司办理开据发票、结算货款、办理银行贴息等业务造成不必要的麻烦。原来公司合同这块都是由财务部门保管,业务部门从不做关注,这就给下一年的合同签订造成困扰,不知道上一年的条款如何签订。现在ERP系统合同管理模块正好解决了这一难题,各业务部门的合同由业务部门负责,在ERP系统中进行录入,这既达到了保存的效果,又实现共享的作用。

合同执行单有利于监督

合同在登记完后,在合同的履行中可以参看“执行单”。按合同要求项目完成进度输入ERP系统,合同执行单参照合同内容进行填写,执行单与合同实现了绑定,不用单独账外记录合同的完成程度,不用去现场就可以知晓项目的进度,这少了汇报工作的时间,更有利于领导及时地进行监督。

合同结算单有利于资金编排

在合同的结算模块,企业借助ERP系统合同管理模块,可根据合同的执行情况,对该项目进行结算。这有利于公司资金计划的编排,也有利于项目进度更加完善。参照合同或是合同执行单生成合同结算单,使整个合同签订与付款能够串成一条线,达到环环相扣、融会贯通得效果。

合同模块流程管理

在河北亿利集团,公司分业务部门对合同进行分别管理,财务部相关会计对所负责业务的各项合同进行审核。采购合同全部有采购部门负责,包括材料采购合同、价格合同、模具合同、设备合同、工程合同;销售合同有销售部门负责,包括销售合同、仓储配送合同,包括主机厂的第三方物流公司;物流合同由公司物流部负责,包括公司发出商品时的运输合同。

公司在启用ERP系统管理后,业务操作流程为:合同责任人在ERP系统合同管理模块录入合同文件,相关会计负责审核合同录入情况。付款时由合同责任人填制“合同结算单”,参照“合同”生成,并审核模具、设备和工程合同,生效后会自动生成“执行单”。责任人把审批单据打印后,交财务会计制作凭证。财务会计审核审批单,并审核ERP结算单,无误后制作凭证。最后由出纳付款。

本文来源:中国会计报

发现ERP系统合同管理的五大优点(erp系统中合同管理过程中)

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