(一)系统图的定义
系统图法又叫树图法,是将目的和手段相互联系起来逐级展开的图形表示法,利用它可系统分析问题的原因并确定解决问题的方法。
系统法可以系统地掌握问题,找到实现目的的最佳手段,广泛应用于质量管理,例如:质量管理因果图的分析、质量保证体系的建立、各种质量管理措施的开展等。
企业目标的实现通常是多途径的,如何从多种途径中选出一条达到目标的最佳路径呢?系统图法就是系统地分析、探求以达到目的的最理想的方法。
在质量管理中,为了达到某种目的,就需要选择和考虑某种手段;而为了采取这一手段又必须考虑它下一级的相应的手段。这样,上一级的手段就成为下一级手段的行动目的。
系统图法就是把达到目的所需的手段、方法按系统展开,通过制作出系统图,然后利用此系统图掌握问题的全貌,明确问题的重点,进而找出达到目的的手段。
利用系统图法的概念,把达到某一个目的所需要的手段层层展开成图形,就能对问题有一个全貌的认识,并且能找到问题的重点,从而找出实现预定目的的最理想方法。系统图法不仅对明确管理的重点、找出质量改进的方法和手段十分有效,还是企业管理人员不可缺少的“目的—手段”的思考方法。
系统图一般分为两类:一类是因素展开型系统图;另一类是措施展开型系统图。
在质量管理活动中,以下几个方面经常用到系统分析图法:
(1)在开发新产品过程中,将满足用户要求的设计质量进行系统地展开。
(2)在质量目标管理中,将目标层层分解和系统地展开,使之落实到各个单位。
(3)在建立质量保证体系中,可将各部门的质量职能展开,进一步开展质量保证活动。
(4)在处理量、本、利之间的关系及制定相应措施时,可用系统图法分析并找出重点措施。
(5)在减少不良品方面,有利于找出主要原因,采取有效措施。
(二)系统图制作步骤
1.确定目的和目标
具体地提出研究对象所要达到的最终目的和目标,尽可能用数据和简练的语言,醒目地记在卡片上,同时写明“为什么要达到此目的和目标”,对于实现目的和目标的条件和注意事项也要简要地注明,同时要根据更高一级的目的、目标来判定该目的、目标是否可行。
2.提出手段和措施
要召开“诸葛亮”会议,集思广益,提出实现目的的各种手段。
3.评价手段和措施,决定取舍
对找出的手段、措施是否得当进行评价,并进行取舍选择,决定下一步应保留和淘汰的东西。评价中可用一些符号来表示评价的结果,如×代表不可行、O表示可行等。
4.绘制系统图
绘制系统图是最重要的一环。具体做法是:首先把程序“1”中确定的目的和目标置于图纸左端的中间,然后把为了达到的目的和目标与必要的手段和措施之间的关系联系起来。在联系的过程中要仔细考虑各因素之间的逻辑关系,一般要提出几个问题反问一下:为了达到确定的目的和目标首先采用什么手段?如果把这种手段和措施作为“目的”,那么为了达此“目的”还需进一步采用什么手段?实施这些手段或其中一部分,是否真正达到高一级的“手段”或“目的”?
5.制定实施计划
根据对象制定实施计划,这时要使系统图中最低级的手段进一步具体化、精练化,并决定其实施内容、日程和承担的任务等事项。
在系统图使用过程中,应注意以下问题。
(1)系统图常被用于拟定对策阶段,但是在解决问题的步骤中,每个阶段都可以应用系统图法,灵活运用系统图法可以充分发掘问题的潜在原因。
(2)用系统图分析出的对策需要进行有效性评估,以保证对策的有效性。
(3)系统实施案例。
案例1:因素展开型系统图如图所示。
因素展开型系统
案例2:措施展开型系统图如图所示。
措施展开型系统
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