「分享贴」第一次使用项目管理软件制定项目计划,体验分享一下

入职新公司有段时间了,领导让我给刚接的项目做一份项目计划,比较顺利地完成了。之前的公司都是进行手工的制作,费时的同时还不太好跟进项目进展。现在项目工作计划制定是通过专业的项目管理软件制作,而且流程规范标准,虽然学习花了一点时间,但整体使用下来体验感还不错。

回想起以前做项目计划踩过的坑:刚开始做计划时,思路不清晰不知道怎么着手;做完计划后跟团队成员沟通反馈,工作任务不清晰以及任务分配不合理;计划执行后,也不知道如何有效进行项目跟踪。这些问题在使用易趋项目管理软件过程中看看是如何解决的呢?

首先给大家总结了几点易趋软件比较便捷的点:

  • 系统自带项目模板可直接使用。
  • 项目计划包含里程碑计划以及WBS计划,进度跟进及任务分解双管齐下。
  • 项目计划包含具体的完成时间以及任务负责人,支持多视图查看,责任到人,任务清晰。
  • 支持项目计划变更,通过后可以查询历史版本,进行版本比对,便于分析调整。

下面我以具体的软件实操带大家感受一下。

1. 系统自带模板,解决初做项目思路不清晰问题

刚开始建立项目时,系统自带常用项目类型模板可供选择,也可以从已有的项目中选择类似的项目模板直接使用。选择项目模板后就可以进行项目计划的模板选择,项目计划的框架就搭建好了,支持在此基础上根据个人项目的情况进行调整,适合刚开始接项目的项目经理小白。(详见下图)

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(图1:易趋新建项目视图)

2.里程碑计划:有效进行项目总体进度把控以及工作汇报

借助专业的项目管理工具制定里程碑计划后,系统会对项目所有阶段进行实时的完成状态监控,如有延误会及时进行预警,可视化展示项目所处的阶段,更方便项目经理进行项目进度管理。(详见下图)

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(图2:易趋里程碑计划视图)

在进行进度跟踪发现需要计划变更后,易趋支持新的版本自动生成为基线,还可以进行计划版本对比,删除、添加、变更分别使用不同颜色展示,明确了解项目的情况帮助项目经理更好的进行决策。(详见下图)

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(图3:易趋里程碑计划版本对比视图)

针对管理层的汇报,也不用具体到项目任务的资源或任务的分配情况。管理层需要的是掌握项目的整体方案和目标,那么里程碑计划就可以很好地辅助项目经理进行汇报。系统支持EXCEL表格导出,项目经理可进一步进行汇报的内容完善,增加项目进度的情况分析等。(详见下图)

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(图4:易趋里程碑计划EXCEL版本视图)

3.WBS计划:任务分解不迷糊,责任到人易追踪

通过易趋系统进行项目分解计划制定时,可以对各个任务之间设置合理的依赖关系,也支持版本变更以及对比。任务分配的合理性,保障项目任务的顺利进展,也利于后续任务跟进,直观地了解哪项任务进度延误会影响后续的工作进度。(详见下图)

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(图5:易趋WBS计划任务依赖设置视图)

计划制定合理的一个重要维度,在于项目任务的责任人是否清晰。易趋系统对项目任务的责任人设置,进行主要责任人的指定,特殊的任务可能需要多个项目成员负责,但主要责任人有且仅有一个。责任追踪到个人且设置跟踪模块,方便项目经理进行任务进度管控。(详见下图)

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(图6:易趋WBS计划任务设置视图)

总结

这次使用项目工具进行项目计划的制定,最大的体会是:快,准,狠。模块的选择,利于计划制定快速产出,节约了计划制定的时间;进度跟进到具体阶段以及任务完成的进度,都由系统实时更新,比起日常开会汇报,更准确;责任直接分配到个人,管控的力度精准到个人,狠狠地拿捏住项目的进度延误的具体原因。

对于初级项目经理来说,有一款项目管理工具傍身,可以很快地开展工作。因为是专业的项目管理工具,学习适应系统还需要花点时间,但磨刀不误砍柴功。

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